Access - гэта што такое? Стварэнне базы дадзеных у Microsoft Access

Любы карыстальнік камп'ютэрных сістэм на аснове Windows ведае, што ў стандартны пакет офісных праграм ад Microsoft любой версіі ўваходзіць унікальны рэдактар Access. Гэта што за праграма, як з ёй працаваць, цяпер і будзе разгледжана. Натуральна, тут будуць прыведзены толькі пачатковыя асновы, паколькі апісанне абсалютна ўсіх магчымасцяў прыкладання зойме не адну старонку.

Што такое Access?

Што ж сабой уяўляе гэтая праграма? Access - гэта поўнафункцыянальная сістэма для працы з базамі дадзеных любога тыпу на аснове рэляцыйнай мадэлі з магчымасцю дынамічнага абмену дадзенымі з іншымі прыкладаннямі або інтэрнэт-публікацыямі. Яна прадугледжвае прымяненне інструментаў аўтаматызацыі апрацоўкі інфармацыі любога тыпу, якая прадстаўляецца ў структураваным выглядзе.

Акрамя таго, Access - гэта яшчэ адзін пакецік, у якім прадугледжаная падтрымка элементаў ActiveX, што істотна пашырае магчымасці праграмы ў плане таго, што яна можа выкарыстоўваць не толькі таблічныя або тэкставыя кампаненты, але і мультымедыя, і аб'екты ў інтэрнэце. Якія ўсталёўваюцца ў дадатку сувязі паміж базамі даных (БД) дазваляюць вырабляць дакладнае адсочванне змяненняў у любы з іх з аўтаматычнай карэкціроўкай параметраў у іншых.

Асноўныя напрамкі ў выкарыстанні прыкладання

Нядзіўна, што Microsoft Access у большасці выпадкаў выкарыстоўваецца для поўнай аўтаматызацыі працэсаў аналізу нейкіх працэсаў у бухгалтэрыі, бізнесе і т. Д. Дзякуючы універсальнай структуры, праграма можа ўстараняць з'яўленне так званай надмернасці дадзеных, калі патрабуецца змяніць нейкі адзін параметр не шляхам ўводу новага, а праз карэктаванне старога, прычым так, каб яго змяненне адлюстравалася ва ўсіх звязаных БД.

Напрыклад, на прадпрыемстве з дапамогай Access вядзецца ўлік пастаўшчыкоў, кліентаў і мерапрыемстваў, у якіх яны задзейнічаны. У аднаго пастаўшчыка змяняюцца банкаўскія рэквізіты. Дастаткова ў базе дадзеных іх змяніць, як аўтаматычная карэкціроўка закране ўсіх астатніх БД. Будзе праведзена замена дадзеных, а не ўвод новых нароўні з існуючымі. І гэта змяненне закране тых жа звязаных мерапрыемстваў. Гэта значыць, у пэўным сэнсе карыстальнік атрымлівае поўную аўтаматызацыю.

Тое ж самае тычыцца, напрыклад, складскога ўліку. Калі нейкая група тавару прадаецца праз адпаведнае падраздзяленне прадпрыемства, таварныя пазіцыі аўтаматычна спісваюцца ў базе дадзеных тавару, які маецца ў наяўнасці на складзе. Але гэта самыя простыя прыклады. На самай справе прыкладанне мае куды больш шырокія магчымасці.

Структура Microsoft Access

Што ж тычыцца выгоды працы, яно дасягаецца дзякуючы наяўнасці асноўных элементаў, якія граюць важную ролю пры аналізе і апрацоўцы дадзеных БД. Сярод галоўных элементаў вылучаюць наступныя:

• табліца - элемент, Які захоўвае асноўную інфармацыю ў пэўным фармаце (лікавы, тэкставы, графічны і т. д.);
• запыт - сродак звароту да звязаным элементам, іншым баз даных або іншым праграмам;
• форма - прадстаўленне інфармацыі або даных ў зручным для карыстальніка выглядзе;
• справаздача - выснова апрацаваных вынікаў;
• макрас - выкананы элемент, які дазваляе вырабляць пэўныя дзеянні пры ўзнікненні нейкай падзеі, стварэнні запыту, фарміраванні справаздачы;
• модуль - сродкі мовы Visual Basic, якія дазваляюць істотна пашырыць магчымасці праграмы на аснове стварэння працэдур і выкарыстання шматлікіх функцый.

Сувязь з іншымі праграмамі і знешнімі базамі дадзеных

Як ужо зразумела, Access - гэта праграма, якая дазваляе не толькі выкарыстоўваць уласныя дадзеныя, якія ўводзяцца карыстальнікам, але і звязваць іх паміж сабой. Магчымасці прыкладання такія, што інфармацыя можа быць імпартаваная з іншых прыкладанняў (FoxPro, Paradox, Excel, Word і інш.). Для спрашчэння працэдур дадзеныя можна не імпартаваць, а звязаць, прычым не толькі з названымі праграмамі, а і з крыніцамі ў сеткавым асяроддзі ці ў інтэрнэце.

Сам жа працэс звязвання ажыццяўляецца на аснове запытаў па тыпу таго, як працуюць базы дадзеных SQL (Access іх таксама падтрымлівае).

Стварэнне базы дадзеных на аснове шаблонаў

У Access табліца з'яўляецца галоўным элементам. Па вонкавым выглядзе гэты кампанент вельмі падобны з табліцамі Excel, аднак магчымасці Access нашмат шырэй, а прынцыпы працы з такімі элементамі маюць свае адметныя асаблівасці.

Тым не менш стварыць уласную базу дадзеных пры запуску праграмы можна досыць проста. Пасля з'яўлення вітальнага вокны карыстачу падаецца выбар шаблонаў, на аснове якіх і будзе створана будучая структура БД у выглядзе табліцы. Гэта так званае прадстаўленне Backstage. Тут можна знайсці убудаваныя нарыхтоўкі, якія спатрэбяцца для выканання пэўных задач, або звярнуцца да пошуку на афіцыйным рэсурсе Microsoft, калі ў спісе ні адзін з іх не адпавядае патрэбам карыстальніка (хоць такое малаверагодна).

Пасля выбару шаблону яго трэба захаваць у выглядзе файла, паказаўшы месцазнаходжанне і імя, пасля чаго прыкладанне аўтаматычна сфармуе патрэбную таблічную структуру.

База дадзеных з нуля

Калі ж карыстачу нічога не падышло і ён хоча зрабіць БД самастойна, пры стварэнні новага файла ў адпаведным меню трэба выбраць пустую базу дадзеных. Тут варта ўлічыць некаторыя абмежаванні. Напрыклад, БД для настольных ПК не падтрымліваюць інтэрнэт-публікацыі, а вэб-базы не адпавядаюць з некаторымі функцыямі папярэдніх.

Стварыўшы пачатковую табліцу, можна пераходзіць да ўнясення дадзеных. Звярніце ўвагу, што дадзеныя можна ўводзіць выключна ў сумежныя слупкі і радкі. Таксама не варта дадаваць паміж імі пустыя вочкі па тыпу таго, як гэта робіцца ў Excel. Акрамя таго, найважнейшай умовай з'яўляецца тое, што кожны слупок павінен змяшчаць дадзеныя толькі аднаго тыпу, гэта значыць, калі першапачаткова фармат прадугледжвае выкарыстанне даты і часу, інфармацыя з вылічэннямі на аснове экспаненты, уведзеная ў Стоўбцах, распазнавацца не будзе. Так што па магчымасці планаваць табліцу трэба менавіта ў гэтым ракурсе. Для спрашчэння працы можна выкарыстоўваць і спецыяльны рэжым канструктара.

Нюансы імпарту і звязвання дадзеных з іншымі крыніцамі

Што тычыцца імпарту дадзеных, тут магчымасці ў праграмы практычна не абмежаваныя. Галоўнай умовай з'яўляецца толькі тое, што імпартуемыя дадзеныя павінны быць разбітыя па тыпу таблічных (як табліцы ў Excel або Word). Калі ж імпарт вырабляецца, напрыклад, у тэкставым варыянце з «Нататніка», стварыць падобную структуру можна пры дапамозе табулятара (клавіша Tab).

Можна выкарыстоўваць спісы SharePoint, а таксама звязваць дадзеныя для спрашчэння працы. Для гэтага прымяняецца спецыяльная каманда на ўкладцы знешніх дадзеных, размешчанай у групе імпарту і звязвання. Тут прапануюцца ўжо гатовыя рашэнні (Excel, Word і т. Д.). Пры выбары застанецца толькі пазначыць размяшчэнне патрэбнага файла, месца захавання ў бягучай базе дадзеных і пацвердзіць выбар.

заключэнне

Такое прыкладанне Access. Праграма з'яўляецца вельмі папулярнай сярод шырокага кола карыстальнікаў, паколькі яе распрацоўшчыкі пастараліся максімальна аб'яднаць у ёй магчымасці іншых праграмных прадуктаў гэтага тыпу. І менавіта гэта зрабіла дадзенае прыкладанне вельмі гнуткім ў наладзе і аўтаматызаваным ўжыванні большасці функцый. Застаецца дадаць, што Access - гэта вельмі магутны сродак апрацоўкі дадзеных, хоць тут і былі разгледжаны толькі самыя пачатковыя звесткі аб дадатку.