Правілы дзелавой перапіскі па электроннай пошце. Дзелавое пісьмо: ўзор. Як адправіць ліст па электроннай пошце

За апошнія дзясяткі гадоў дзелавая перапіска праз электронную пошту набыла велізарную папулярнасць і стала адным з асноўных спосабаў дзелавога зносін. Сёння цяжка знайсці такога чалавека, які б у практыцы міжасобасных камунікацый не выкарыстаў бы электронную пошту. Нягледзячы на гэта, многія сёння задаюцца пытаннем: як адправіць ліст па электроннай пошце так, каб былі выкананыя ўсе правілы? Як з дапамогай пісьменнага лісты сфарміраваць у адрасата добрае ўражанне аб адпраўніку?

Дадзеная артыкул апісвае рэгламент дзелавой перапіскі па электроннай пошце, а практычныя парады, прадстаўленыя ў артыкуле, дапамогуць навучыцца правільнаму дзелавым зносінам пры складанні электронных лістоў.

Многія пачынаюць свой працоўны дзень менавіта з праверкі паштовай скрыні на наяўнасць новых паведамленняў. Але, на вялікі жаль, нягледзячы на распаўсюджанасць гэтага метаду абмену інфармацыяй, многія не ўмеюць правільна карыстацца мовай дзелавой перапіскі, прымаючы электронныя лісты за нефармальны спосаб зносін.

Дзякуючы хуткасці дастаўкі лістоў электронная пошта спрашчае абмен важнымі афіцыйнымі дакументамі, бланкамі, заявамі, але і тут людзі робяць памылкі пры адпраўленні лістоў. Вельмі часта здараецца, што пры складанні электроннага ліста пры абмене якімі-небудзь файламі адрасантаў па якіх-небудзь прычынах не складаюць суправаджальных нарысаў і ня ўпісваюць тэмы, што можа ўскладняць працу атрымальнікаў. Мэта дадзенага артыкула даць адказ на пытанне: як адправіць ліст па электроннай пошце і выканаць усе правілы дзелавога пісьмовага зносін па сродках электроннай пошты?

Пры складанні электронных лістоў павінны быць запоўненыя ўсе прадстаўленыя поля

Правілы дзелавой перапіскі па электроннай пошце абавязваюць адпраўніка ліста запаўняць усе палі, прадугледжаныя ў электроннай пошце, такія як адрас і імя атрымальніка і адпраўніка ліста. Абавязкова павінна быць апісана тэма, якая коратка апісвае сутнасць адпраўляецца лісты. Вельмі часта ад правільна апісанай тэмы залежыць лёс адпраўленага ліста і хуткасць дазволу праблемы выкладзенай у ім. Дзелавое электронны ліст павінна пачынацца з прывітання - гэта нескладанае праява павагі да атрымальніка вельмі важна пры перапісцы. Пасля прывітання павінна прытрымлівацца тэкст, які называюць «целам лісты», а ў канцы пакідаецца подпіс, да прыкладу, «З павагай, Брыс Пётр Іванавіч».

Прывітанне ў дзелавой перапісцы

На гэтым моманце варта дадаткова завастрыць сваю ўвагу, так як жэст павагі вельмі важны пры любым аспекце дзелавых камунікацый. Аптымальным прывітальным словазлучэннем з'яўляецца «Добры дзень» або «Добры дзень». Вядзенне дзелавой перапіскі па электроннай пошце абмяжоўвае адпраўніка ў выкарыстанні словазлучэнняў «Добры вечар» або «Добрай раніцы», бо атрымальнік можа прачытаць ліст нашмат пазней яго атрымання. Таксама не карэктна выкарыстоўваць ў прывітанні прастамоўныя выразы, якія ужываюцца ў нефармальным зносінах.

Пасля слова ці словазлучэння прывітання варта звярнуцца да атрымальніка па імені і па бацьку, а ў выпадку, калі імя невядома адпраўніку, гэты момант можна прапусціць. Пасля прывітальнага слова можна пераходзіць да выкладу мэты лісты.

Прымацаваныя файлы ў дзелавой перапісцы па электроннай пошце

Калі галоўнай мэтай лісты выступае не толькі пісьмовае апавяданне і выкладанне сутнасці пытання, але і адпраўленне файла, то лепш прымацаваць перасылаюць аб'ект у першую чаргу. Часта здараецца, што многія адпраўнікі, з-за няўважлівасці, выклаўшы сутнасць пытання ў тэксце ліста, забываюць прымацаваць неабходнае ўкладанне. Такая халатнасць можа негатыўна адбіцца на дзелавой рэпутацыі адпраўніка дзелавога ліста.

Электронны адрас павінен быць пазнавальным і лаканічным

Правілы дзелавой перапіскі па электроннай пошце абавязваюць адпраўніка мець вядомае электроннае імя, якое павінна несці ў сабе праўдзівыя звесткі пра імя адпраўніка. Вельмі не лаканічна і па-дурному выглядаюць афіцыйныя лісты і звароты, калі ў электронным адрасе пазначаны нефармальныя выразы ці словы, да прыкладу, электронны адрас «limon_petya». Гэта выглядае вельмі несалідна для дарослага чалавека. Для вядзення дзелавой перапіскі лепш стварыць асобны email і выконваць этыкет дзелавой перапіскі па электроннай пошце.

Выкарыстанне хуткай функцыі Reply (Response) на адказ атрыманых раней лістоў

Функцыя Reply або Response (у скарочаным варыянце яна выглядае як Re :) дапамагае карыстачу хуткім спосабам адказваць на раней дасланыя паведамлення адпраўніка. Гэта функцыя валодае таксама і універсальнай магчымасцю прачытаць папярэднюю перапіску з суразмоўцам па зададзенай тэме. Але правілы дзелавой перапіскі па электроннай пошце абавязваюць адпраўніка пераназываць тэму дзелавога ліста, калі падчас перапіскі сутнасць абмеркавання зменена.

Перад адпраўкай дзелавога ліста варта вырабляць вычытку на прадмет арфаграфічных памылак і пунктуацыі

Электронная пошта спрашчае абмен інфармацыяй, але пры дзелавой перапісцы не варта грэбаваць правіламі рускай мовы, так як нядбайна дапушчаная памылка можа паўплываць на аўтарытэт адпраўніка. Перад тым як адправіць ліст, варта некалькі разоў прагледзець тэкст і старанна праверыць яго на наяўнасць офографических і пунктуацыйных памылак. Многія электронныя паштовыя кліенты маюць функцыю праверкі арфаграфіі, таму варта звяртаць увагу на словы, падкрэслена чырвонай лініяй. Калі ўзнікаюць сумневы ў правільнасці напісання, то варта звярнуцца па дапамогу ў інтэрнэт або праверыць напісанне з дапамогай арфаграфічнага слоўніка.

Поле адрасата павінна запаўняцца ў апошнюю чаргу

Каб пазбегнуць адпраўкі няскончаных або неадрэдагава- лістоў адрас атрымальніка дзелавога ліста вынікае ўпісваць у самы апошні момант перад адпраўкай. Гэтае правіла таксама ўваходзіць у асновы дзелавой перапіскі па электроннай пошце. Здараецца, што пры запаўненні поля адрасата электронная пошта можа прапанаваць спіс раней выкарыстаных атрымальнікаў, тут таксама варта завастрыць сваю ўвагу, для таго каб памылкова ці не адправіць складзенае дзелавое пісьмо іншаму адрасату.

Структураванне дзелавога ліста

Правілы структуравання тэксту распаўсюджваецца не толькі для папяровыя носьбіты, але таксама і на правілы дзелавой перапіскі па электроннай пошце. Не заўсёды атрымальніку зручна вычытваць вялікія аб'ёмы тэксту лістоў на экране манітора. Для спрашчэння гэтага моманту варта разбіваць тэкст на лагічна сфармаваныя невялікія абзацы і не дапускаць у напісанні тэксту дзелавых лістоў ўскладненых прапаноў. Аптымальная даўжыня аднаго прапановы ў дзелавым лісце павінна складаць не больш за пятнаццаць слоў.

Сутнасць дзелавога ліста павінна выкладацца па сутнасці

Акрамя названай тэмы дзелавога ліста, атрымальніка павінна зацікавіць і выразна сфармуляванае першае і другое прапанову асноўнага тэксту. Задачай адпраўніка з'яўляецца выкласці ў пачатку ліста сутнасць праблемы або пытання, па якім ён звяртаецца да атрымальніка. У першым сказе павінна быць пазначаная мэта, па якой накіроўваецца дзелавое пісьмо. Ўзор: «Паведамляем Вам, што тэрміны абавязацельствы па дамове №45 ад 2017/01/02 года" Аб Паставах сыпкіх матэрыялаў »падыходзяць да канца. Для падаўжэння дамовы Вам варта падаць паўторны пакет дакументаў ». Дзякуючы пазначанай мэты атрымальнік мае магчымасць паглыбіцца ў галоўную думку дзелавога ліста. Калі тэкст ліста занадта вялікі, то лепш скарыстацца функцыяй прымацавання аб'екта укладаннем ў выглядзе тэкставага дакумента, але пры гэтым з поле для тэксту варта пакінуць суправаджальны нарыс, які асвятляе дзелавое пісьмо. Ўзор: «Накіроўваем Вам для азнаямлення электронную копію ліста кампаніі ТАА« Мак-строй ». Просім Вас паведаміць Ваша рашэнне па пытанні падаўжэння дамовы №45 ад 2017/01/02 года "Аб Паставах сыпкіх матэрыялаў» да пазначанага ў лісце тэрміну ».

На кожнае дзелавое электронны ліст павінен быць дадзены адказ

Існуюць адмоўныя прыклады дзелавой перапіскі, калі атрымальнік ігнаруе дзелавое пісьмо па якіх-небудзь прычынах. Часам сапраўды могуць быць выпадкі, калі адказ нельга даць з-за пэўных сітуацый, да прыкладу, тэрмін вырашэння праблемы можа заняць некалькі дзён ці атрымальнік знаходзіцца ў разважанні і не можа адразу адказаць на пастаўленае пытанне. У такім выпадку павінен быць дадзены кароткі каментар з гэтай нагоды, да прыкладу, «Добры дзень, Пётр Іванавіч. Я атрымаў Ваш ліст, але на сённяшні дзень цяжка з адказам, бо павінен пракансультавацца з вышэйшым кіраўніцтвам. Я дакладу аб Вашай праблеме генеральнаму дырэктару нашай кампаніі і дам афіцыйны адказ да канца тыдня. З павагай, менеджэр аддзела продажаў Бялоў Іван Генадзьевіч ».

Варта памятаць, што ў выпадку, калі адказ не быў дадзены на працягу трох рабочых дзён, то факт маўчання атрымальніка дзелавога ліста можна ацаніць як ігнараванне і адмова ад зносін з адпраўніком.

Пры складанні у адказ лістоў варта адказваць на ўсе пастаўленыя пытанні

Калі накіраванае атрымальніку ліст нясе запытальны характар, то пры складанні ліста вынікае даваць адказы на пытанні ў той чарговасці, якая прысутнічае ў атрыманым тэксце дзелавога ліста. Калі пытанні былі зададзены, адпраўнік спадзяецца атрымаць на іх канкрэтныя адказы. Пры складанні лісты адказы не варта нумараваць, трэба проста выкладаць думка па парадку. Для таго каб адказаць на ўсе пастаўленыя пытанні, для пачатку трэба некалькі раз перачытаць атрыманае дзелавое пісьмо і ў тым выпадку, калі пытанняў занадта шмат, лепш выпісаць іх асобна, каб не дапусціць пропуску. Калі немагчыма даць адказ на некаторыя з пастаўленых пытанняў, варта пазначыць, што на дадзены момант па якіх-небудзь прычынах адказ не можа быць дадзены.

Не варта злоўжываць абрэвіятурамі, эмацыйным афармленнем і вялікімі літарамі

Існуюць адмоўныя прыклады дзелавой перапіскі, калі адпраўнікі разводзяць яе, выкарыстоўваючы нефармальныя знакі ў выглядзе смайлаў. Іх ужыванне папулярна пры зносінах ў сацыяльных сетках, аднак правілы дзелавой перапіскі не вітаюць такія праявы эмоцый, так як атрымальнік можа не ведаць іх сапраўднага значэння і прыняць іх за незразумелы яму набор пунктуацыйных памылак.

Таксама варта адмовіцца ад напісання тэксту вялікімі літарамі. У інтэрнэце набор слоў напісаных вялікімі літарамі называюць «крыклівымі словамі» і часцей такія фразы нясуць у сабе негатыўны афарбоўка. Атрымальнік пры чытанні электроннага дзелавога ліста можа расцэньваць такі шрыфт адмоўна, што згубна адаб'ецца на ўспрыманні сэнсу. У выпадку, калі ў дзелавым лісце трэба падкрэсліць важнасць якога-небудзь моманту, лепш выкарыстоўваць уступныя словазлучэнні, да прыкладу, «Звяртаем Вашу ўвагу, што Вам неабходна падаць пакет дакументаў для падаўжэння дамовы не пазней 2017/02/10 года» або «Звярніце ўвагу, што дакументы на працяг дамовы варта падаць да 2017/02/10 года ».

Не варта перадаваць сакрэтную інфармацыю праз электронную пошту

Для перадачы асабістай або канфідэнцыйнай інфармацыі лепш адмовіцца ад электронных паштовых скрынь, так як існуе пагроза перахопу звестак зламыснікамі для выкарыстання ў сваіх карыслівых мэтах. Да такой інфармацыі могуць быць аднесены: нумары тэлефонаў, паролі ад банкаўскіх карт, асабовыя банкаўскія рахункі і т. П. Важна памятаць, што інфармацыя захоўваецца на серверы паштовага агента і ў выпадку ўзлому можа быць выкрадзена.

У канцы ліста абавязкова павінен стаяць подпіс адпраўніка

Як ужо гаварылася раней, кожнае адпраўленае ліст павінна ўтрымліваць канкрэтызаваць подпіс. Часта распрацоўшчыкі паштовых скрынь ўводзяць функцыю блока подпісы, у які можна ўнесці свае дадзеныя пра пасаду, імя і кантактны нумар тэлефона. Пасля дадзены блок будзе аўтаматычна адлюстроўвацца ў канцы кожнага ліста, што дазволіць спрасціць набор тэксту. Важна правільна скласці подпіс, каб атрымальнік меў магчымасць пры адказе на ліст карэктна звярнуцца да адпраўніку. Прыклад подпісы можа выглядаць так: «З павагай, начальнік аддзела продажаў Пятроў Мікалай Аляксандравіч, +79810000000».

Робячы высновы, можна адзначыць, што для таго, каб зразумець, як весці дзелавую перапіску па электроннай пошце, ня трэба асвойваць дадатковыя і складаныя асновы. Варта ўсяго толькі прытрымлівацца элементарных правілаў этыкету і выконваць нормы рускай мовы.