Экспертыза каштоўнасці дакументаў

Дзейнасць любога прадпрыемства ў першую чаргу звязана з адукацыяй велізарнай колькасці дакументаў, розных па змесце і ўвазе. Але далёка не ўся дакументацыя мае каштоўнасць. Адны могуць стаць крыніцай для вывучэння эканамічнай, культурнай і палітычнай жыцця, паколькі нясуць у сабе каштоўную інфармацыю. Іншыя дакументы маюць узкопрактическую значнасць. Такім чынам, роля ўсіх дакументаў нельга лічыць аднолькавай. Галоўная задача экспертызы складаецца ў тым, каб вызначыць дакументацыю, якая мае гістарычную каштоўнасць, і абраць яе для захоўвання. Каштоўнасць вызначаюць інфармацыйныя магчымасці дакументаў, абумоўленыя навуковым, гістарычным, эканамічным, сацыяльным, культурным ці палітычным значэннем.

Экспертыза каштоўнасці дакументаў - выяўленне сацыяльна-культурнай, навукова-гістарычнай каштоўнасці дакумента і яго практычнай значнасці на падставе прынцыпаў і крытэрыяў каштоўнасці для адбору на захоўванне i ўстанаўлення тэрмінаў захоўвання.

Правядзенне экспертызы дакументаў ажыццяўляецца, як правіла, адмысловай экспертнай камісіяй, якая ствараецца на прадпрыемстве. Камісія ствараецца з ліку больш кваліфікаваных супрацоўнікаў загадам кіраўніка арганізацыі ў складзе чатырох-пяці чалавек. У абавязковым парадку членамі камісіі з'яўляюцца галоўны бухгалтар, загадчык архівам і кіраўнік аддзела дакументацыйнага забеспячэння.

У працэсе работы камісія грунтуецца на прынцыпах, выпрацаваных практыкай і тэорыяй архіўнай справы. Гэта прынцыпы ўсебаковай, гістарызму, сацыяльна-палітычнай нейтральнасці і комплекснасці.

З улікам гэтых прынцыпаў былі распрацаваны крытэрыі, па якіх ажыццяўляецца экспертыза дакумента. Крытэрыі ўяўляюць сабой сукупнасць прыкмет, якім павінна адпавядаць дакументацыя. У цяперашні час вылучаюць 3 асноўных групы крытэрыяў для вызначэння каштоўнасці дадзеных:

1. паходжанне;

2. ўтрыманне;

3. вонкавыя асаблівасці.

Група крытэрыяў паходжання дакумента ўключае наступныя параметры:

1. Значнасць асобы або ўстановы, які стварыў дакументацыю. Чым істотней яго роля ў народнай гаспадарцы, сістэме дзяржаўнага кіравання, навуцы, культуры, іншых галінах, тым каштоўней будуць лічыцца дадзеныя.

2. Месца і час утварэння дакументаў. Важнай лічыцца інфармацыя, зафіксаваная адначасова з апісваным падзеяй альбо неўзабаве пасля яго. Акрамя таго, інфармацыя будзе важней, калі яна зафіксавана ў тым жа месцы, дзе адбылася падзея.

3. Інтэнсіўнасць дакументавання. Інфармацыя будзе тым больш каштоўнага, чым менш існуе публікацый.

Такім чынам, экспертыза каштоўнасці дакументаў закліканая вылучыць тыя дакументы, якія адлюстроўваюць гісторыю грамадскага жыцця або канкрэтнай арганізацыі ў вырашальныя моманты.

Крытэрыі зместу ўключаюць наступныя асноўныя параметры:

1. Значэнне інфармацыі. Дакументы, якія ўтрымліваюць унікальную інфармацыю, атрымаюць вялікую ацэнку пры экспертызе.

2. Віды дакументаў. У працэсе работы перавагу неабходна аддаваць дакументах, прызначаным для фіксавання найбольш важных бакоў дзейнасці арганізацыі і жыцці грамадства.

3. Паўтор інфармацыі. Інфармацыя будзе тым больш каштоўнага, чым радзей яна сустракаецца.

Крытэрыі знешніх асаблівасцяў ўключаюць:

1. Сапраўднасць дакументаў. Экспертыза каштоўнасці дакументаў неабходная таксама для ацэнкі сапраўднасці інфармацыі. У тым выпадку, калі ацэньваецца копія, яна павінна быць правільна аформлена і заверана.

2. Юрыдычная сіла дакументацыі. Вялікае значэнне ў працэсе справаводства, як ужо адзначалася, мае правільнае афармленне дакументацыі.

3. Ступень захаванасці дакументацыі.

4. Мастацкія асаблівасці.

Названыя крытэрыі лічацца умоўнымі. Экспертыза каштоўнасці дакументаў можа ўключаць і іншыя крытэрыі ў залежнасці ад пастаўленых мэтаў і асаблівасцяў дзейнасці прадпрыемства.