Ва ўмовах сучаснага свету архіваванне файлаў набывае ўсё большае значэнне. Многія рана ці позна сутыкаюцца з патрэбай памяншэння аб'ёму перадаванай інфармацыі. У працэсе працы з кампутарам любы карыстальнік пачынае задумвацца аб сціску тэчак і файлаў. Пры трапленні ў архіў яны страчваюць немалую частку свайго аб'ёму, дзякуючы чаму атрымоўваецца лёгка працаваць, запісваючы іх на здымныя носьбіты або перадаючы па розных сетках. Архіваванне дакументаў ажыццяўляецца за кошт таго, што пэўны набор сімвалаў замяняецца адным ці двума знакамі. Адпаведна, пры распакаванні адбываецца адваротнае замяшчэнне.
Такім чынам, архіваванне файлаў ўяўляе сабой працэс скарачэння памеру ў байтах. Карыстальнік не заўважае таго, што адбываецца дзеянні, працуючы з архівам як са звычайнай тэчкай. Аднак на самай справе розніца ў аб'ёме можа быць вельмі прыстойнай, што асабліва адчуваецца на фоне тэкстаў і табліц. Яны могуць быць зменшаны ў дзясяткі разоў, страціўшы асноўную частку аб'ёму. Аднак асобныя файлы практычна не могуць быць сціснутыя, бо ўжо прайшлі падобную апрацоўку. Гэта, вядома ж, у першую чаргу ставіцца да пэўных фарматам музыкі і малюнкаў.
Найбольшае ўжыванне архіваванне файлаў атрымала пры перасылцы па лакальных і глабальных сетак, каб знізіць нагрузку на іх. Перадача ў гэтым выпадку выконваецца нашмат хутчэй. Акрамя таго, у электроннай пошты існуюць абмежаванні на аб'ёмы перадаванай інфармацыі, таму сціск дадзеных можа вельмі спатрэбіцца і тут. Досыць зручна і тое, што вялікая колькасць файлаў атрымаецца аб'яднаць у адзін архіў, з якім працаваць будзе зусім проста. Кіраванне ўсім працэсам ажыццяўляе адна праграма для архівавання дадзеных. З яе дапамогай ўдаецца правесці сціск без якіх-небудзь навыкаў.
Дзякуючы праграме, архіваванне файлаў выконваецца літаральна за лічаныя секунды, але для пачатку яна павінна быць знойдзена і ўсталяваная на кампутар. Хоць сёння многія аперацыйныя сістэмы ўтрымліваюць архіватар, які дазваляе запакоўвалі і распакоўваць дадзеныя некаторых тыпаў. Далей выбіраюцца файлы, якія падлягаюць архівавання. Клікнуўшы па вылучаных файлаў правай кнопкай мышы, можна хутка дадаць іх у архіў. На апошнім этапе праграма запытвае назву і месцазнаходжанне сціснутых файлаў. Распакаванне выконваецца двума клікамі левай кнопкай мышы па архіве.
Часам можа спатрэбіцца сціск файлаў з выкарыстаннем індывідуальных параметраў. Тады дадзеныя праграмы могуць даць набор розных налад. Да прыкладу, карыстальнік можа пазначыць ступень сціску, стварэнне пароля для архіва, фармат і да таго падобнае. Сярод падобных функцый ёсць магчымасць стварэння самараспакоўнага і шматтомных архіваў. Першыя з іх маюць асаблівы модуль, дзякуючы якому атрымоўваецца здабываць дадзеныя звычайным запускам прыкладання. У гэтым выпадку не патрабуецца наяўнасць архіватара на лакальным кампутары. Што тычыцца шматтомных архіваў, то яны дазваляюць падзяліць сціснуты файл на асобныя часткі.