Сакрэтнае справаводства: арганізацыя і правілы вядзення

З гэтага часу сакрэтнае справаводства - прэрагатыва не толькі дзяржаўных органаў. Дакументы з грыфам сакрэтнасці сёння ёсць амаль у кожнай буйной камерцыйнай арганізацыі. У гэтым артыкуле будзе расказана ўсё аб пісьменным вядзенні таямніцай дакументацыі.

Паняцце таямніцы ў справаводстве

Любая працоўная дзейнасць, так ці інакш звязаная з тайнай або сакрэтнай дакументацыяй, заўсёды захоўвае ў сабе мноства цяжкасцяў, праблем і рызык. З чым гэта звязана? Ёсць шмат прычын, сярод якіх асноўны з'яўляецца банальнае няўменне пісьменна працаваць з паперамі, якія носяць грыф сакрэтнасці.

Для пачатку варта было б вызначыцца з тым, што наогул з'яўляецца таямніцай. Таямніца мае некалькі значэнняў. Значыць браць у разлік найбольш распаўсюджанае вызначэнне, то дадзенае паняцце варта трактаваць як нейкую інфармацыю, даступную толькі абмежаванаму колу твары. Тайна не падлягае разгалашэнню, яна павінна трымацца ў сакрэце. Як правіла, таямніца неўзабаве губляецца, і інфармацыя становіцца даступнай вялікаму ліку людзей. Адпаведна, і арганізацыя сакрэтнага справаводства становіцца непатрэбнай.

грыфы сакрэтнасці

На дадзены момант сакрэтнасць мае некалькі асноўных тыпаў. Калі гаворка ідзе пра сакрэтнае справаводства, так ці інакш звязанае з дзяржаўнымі справамі, то ўсе дакументы дзеляцца на тры асноўных тыпу:

• асаблівая важнасць;
• цалкам сакрэтна;
• службовае карыстанне.

Замацоўваецца гэтая класіфікацыя спецыяльным Федэральным законам ад 21 ліпеня 1993 года «Аб дзяржаўнай. Таямніцы". Што ўяўляе сабой кожны з прадстаўленых вышэй грыфаў?

Грыф "асаблівай важнасці" ўяўляе сабой самую высокую ступень сакрэтнасці. Натуральна, падобны статус можа атрымаць далёка не кожны дакумент. Так, у выпадку раскрыцця грыфа асаблівай важнасці можа быць нанесены значны ўрон дзяржаве або нейкай групе людзей. Менавіта таму і абарона ў падобнага роду дакументаў адпаведная.

Грыф "цалкам сакрэтна" таксама прысвойваецца дакументах, якія змяшчаюць нейкую дзяржаўную тайну. Строгая рэгламентацыя пры працы з падобнага роду паперамі з'яўляецца ў дадзеным выпадку адметнай рысай.

Грыф "службовае карыстанне" не падае дакументах асаблівую сакрэтнасць, аднак значна абмяжоўвае карыстанне імі. Падобнага роду сакрэтнае справаводства усталёўваецца, як правіла, у камерцыйных структурах.

парадак засакрэчвання

Парадак засакрэчвання ўсе таксама ўстанаўлівае ФЗ аб дзярж. таямніцы, названы вышэй. Згодна з гэтым дакументам, у таямніцу, якая падлягае дзяржаве, могуць уваходзіць:

• інфармацыя аб ваеннай сферы;
• звесткі пра эканоміку, тэхніцы або навуцы;
• інфармацыя аб знешнепалітычнай або эканамічнай сферах;
• звесткі аб контрразведка, аператыўнай або вышуковай дзейнасці, аб антытэрарыстычнай палітыцы і т. д.

Якім чынам дакументы падлягаюць засакрэчванню? Асноўнае, што варта адзначыць, гэта наяўнасць спецыяльна ўпаўнаважаных экспертаў. Асобы з пэўнай кваліфікацыяй займаюцца распрацоўкай бяспечнага захоўвання тых ці іншых папер. Падбіраецца найбольш прыдатны грыф сакрэтнасці, у адпаведнасці з якім і адбываецца далейшая праца. Па сутнасці, сакрэтнае справаводства - гэта велічэзная сфера са сваімі работнікамі і кіраўнікамі.

Сістэмны прынцып вызначэння сакрэтнасці

Для найбольш пісьменнага вызначэння ступені сакрэтнасці неабходна перыядычна ўжываць асаблівыя прынцыпы. Далей гаворка пойдзе пра самае выглядзе вызначэння таямніцы ў справаводстве - пра прынцып сістэмнасці. Што ён сабой уяўляе?

Асноўная рыса сістэмнага падыходу - асаблівая ўвага да праблемы засакрэчвання ў цэлым. Асноўнай яго функцыяй з'яўляецца захаванне двух взаимовлияющих тэндэнцый: з аднаго боку, не дапусціць распаўсюджвання важнай інфармацыі; з другога - пазбегнуць масавага засакрэчвання і вынікаюць адсюль праблем.

Як адбываецца вядзенне сакрэтнага справаводства? Тут асноўнымі з'яўляюцца два механізму: завышэнне і прыніжэнне грыфа сакрэтнасці. Завышэнне значна звужае магчымасць абмену неабходнай інфармацыяй, прыніжэнне некалькі аслабляе гэты працэс.

іншыя прынцыпы

Якія яшчэ прынцыпы і правілы сакрэтнага справаводства можна вылучыць? Акрамя сістэмнасці, варта адзначыць таксама аб'ектыўнасць. У чым тут сэнс? Калі даваць кароткую характарыстыку, то гучыць яна наступным чынам: пры працы з таямніцай дакументацыяй нельга кіравацца рознага роду суб'ектыўнымі меркаваннямі і здагадкамі. Павінен існаваць пэўны пералік правілаў, у адпаведнасці з якім і будуць распрацоўвацца ўсе неабходныя меры.

Прынцып аптымізацыі - яшчэ адзін неад'емны элемент сакрэтнага справаводства. Яго асноўны сэнс заключаецца ў тым, што найменшую колькасць дадзеных у засакрэчаных дакументах - гэта лепшае і аптымальнае рашэнне. Лішкі інфармацыі будуць толькі парушаць неабходны ўзровень бяспекі.

Прынцып перыядычнага агляду заключаецца ў пастаянным кантролі за таямніцай дакументацыяй.

Аб унясенні змяненняў у сакрэтныя дакументы

Як ужо было сказана, ступень сакрэтнасці таго ці іншага дакумента вызначаецца ў адпаведнасці са спецыяльным пералікам звестак. Пасля класіфікацыі дакументы засакрэчваюцца і адпраўляюцца на захоўванне. А ці магчыма ўнясенне змяненняў у гэтыя дакументы?

Інструкцыя па сакрэтнай справаводству, якую ўтрымлівае ФЗ аб дзярж. таямніцы, замацоўвае шэраг аб'ектыўных сітуацый і абставінаў, згодна з якімі, дакументы могуць у рознай ступені падлягаць перагляду. Варта, аднак, адзначыць, што тэрмін рассакрэчвання або змены дакументацыі не павінен перавышаць 30 гадоў. Выключэнне - рашэнне спецыяльнай міжведамаснай камісіі. Як і ў выпадку з засакрэчванню, працы па зняцці або зніжэння грыфаў сакрэтнасці вырабляюцца спецыяльнай, упаўнаважанай на тое групай асобаў.

Знішчэнне сакрэтных дакументаў

Рашэнне аб знішчэнні таго ці іншага таемнага дакумента залежыць ад грыфа сакрэтнасці, накладзенага на яго. Калі грыф з паметкай асаблівай важнасці або дасканалай сакрэтнасці, то ўсе пытанні зноў жа вырашае міжведамасная камісія. Калі гаворка ідзе аб камерцыйнай таямніцы, сакрэтнай дакументацыі якога-небудзь прадпрыемства, то неабходна склікаць адмысловую экспертную камісію і кіраўнікоў. Яна будзе вырашаць арганізацыйныя пытанні, а кіраўніцтва павінна даць дазвол.

Працэс знішчэння праходзіць, як правіла, у складзе трох ці больш чалавек. Паперы знішчаюцца пры дапамозе спецыяльных машын - бумагоперерабатывающих апаратаў. Павінны быць прастаўленыя адзнакі ў рэгістрацыйных формах, якія вызначаюць ўлік дакументацыі. Варта таксама адзначыць, што знішчэнне сакрэтнай дакументацыі павінна адбывацца паралельна са знішчэннем ўнутранай вопісу.

Правілы вядзення сакрэтнага справаводства

Далей гаворка пойдзе аб сакрэтнай дакументацыі фірмаў або іншых камерцыйных структур. Пры працы з таемнымі дакументамі неабходна ўлічваць некалькі асноўных правіл і патрабаванняў. Варта вылучыць самыя важныя моманты:

• неабходна выконваць найстражэйшы кантроль над доступам старонніх асоб да дакументаў. Гаворка ідзе і аб персанале. Так, бяспека павінна ўсталёўвацца праз службу аховы i нацыянальнай бяспекi.
• Неабходна дакладна вызначыць асоб, якія маюць права працаваць з сакрэтнай дакументацыяй. Адпаведна, іх варта надзяліць і адмысловымі паўнамоцтвамі.
• Павінна быць распрацавана выразная інструкцыя (памятка) па працы з таямніцай дакументацыяй. Уся далейшая праца павінна арганізоўвацца ў строгай адпаведнасці з ёй.
• З супрацоўнікаў павінна быць ўзята пагадненне аб невыдаванні камерцыйнай і вытворчай таямніцы.
• Павінна адбывацца пастаяннае матэрыяльнае стымуляванне асоб, якія маюць права доступу да сакрэтнай дакументацыі. У прыватнасці, любы спецыяліст сакрэтнага справаводства павінен быць пад асабістым кантролем кіраўніцтва.

Гэта ўсё асноўныя правілы, якія неабходна выконваць пры працы з сакрэтнымі ці таемнымі дакументамі.

Абавязкі спецыялістаў па сакрэтных дакументаў

Абавязкі супрацоўнікаў, дапушчаных да працы з таемным справаводствам, на кожным прадпрыемстве розныя. Ва ўсякім разе не існуе нейкай адзінай інструкцыі па працы з сакрэтнай дакументацыяй. Аднак усё ж можна вылучыць найбольш агульныя і распаўсюджаныя моманты, пра якія павінен памятаць кожны супрацоўнік, які мае справу з таемнымі паперамі. У прыватнасці, гаворка ідзе пра тое, што:

• Супрацоўнік нясе персанальную адказнасць за захоўванне, захаванасць або змяненне дакументаў.
• Супрацоўнік павінен быць пільным, адказным і ўважлівым. Любыя спробы старонніх асоб атрымаць доступ да дакументацыі павінны неадкладна спыняцца.
• Супрацоўнік павінен ведаць і выконваць палажэнні інструкцыі аб працы з сакрэтнымі дакументамі.

Акрамя гэтага, неабходна вылучыць тое, што адмыслоўцу рабіць забаронена. Сюды адносяцца:

• паведамлення любым пабочным асобам сакрэтных звестак;
• вынас, транспарціроўка або змяненне дакументацыі насуперак кіраўніцтву;
• азнаямленне з дакументацыяй па пытаннях, якія не ўваходзяць у вядзенне супрацоўніка;
• знішчэнне дакументаў насуперак кіраўніцтву.

Знешні выгляд сакрэтнай дакументацыі

Варта прывесці найбольш агульныя звесткі аб тым, як павінна выглядаць вокладка таемных дакументаў. Практычна любы аддзел сакрэтнага справаводства замацоўвае наступныя нормы:

• правы верхні кут - грыф сакрэтнасці;
• пад грыфам - інвентарны нумар;
• ў дакументаў з грыфам дасканалай сакрэтнасці павінна быць чырвоная лінія з правага верхняга кута;
• лісты павінны нумараваць і прашываюць ніткай.

Натуральна, існуе і мноства іншых патрабаванняў да падобнага роду паперах. Аднак названыя вышэй моманты ставяцца практычна да любых формаў сакрэтных дакументаў.