Як скласці план мерапрыемствы: ўзор

Пад мерапрыемствам маецца на ўвазе спланаванае і праведзенае пры ўдзеле групы людзей сход: свята, дзелавая сустрэча, спартовае спаборніцтва, дзіцячы ранішнік, рэкламная акцыя і т. Д. Паколькі на мерапрыемстве часцей за ўсё прысутнічае вялікая колькасць удзельнікаў, вельмі важна паклапаціцца пра бяспеку ўсіх запрошаных, а таксама пра тое, каб ім было камфортна, ніхто не сумаваў, не было прэтэнзій да меню, выступлення артыстаў, афармлення памяшкання для перамоваў і т. д. для таго каб пазбегнуць непрыемных сюрпрызаў, неабходна тщател ьно падрыхтавацца.

Падрыхтоўка мерапрыемствы пачынаецца з планавання. Пра тое, як скласці план мерапрыемствы, лепш патурбавацца загадзя. Чым больш часу застаецца да значнай даты, тым больш магчымасцяў ўсё абдумаць, ўзважыць, пазбегнуць памылак і негатыўных водгукаў удзельнікаў. Планы складаюцца ў адпаведнасці са спецыфікай мерапрыемствы, але маюцца і агульныя рэкамендацыі па планаванні.

Што прадугледзець у плане

У першую чаргу мэта. Ні адно мерапрыемства не праводзіцца проста так. Кіраўнікі кампаніі жадаюць дамагчыся пэўных вынікаў: фарміраванне карпаратыўнай культуры, прасоўванне тавару на рынку, пашырэнне пляцовак для бізнесу, згуртаванне супрацоўнікаў, ўшанаванне юбіляра (афіцыйнае прызнанне яго заслуг перад фірмай) і т. Д. Галоўнае - мэта павінна быць канкрэтнай, выразна сфармуляванай і дасягальнай . Разам з мэтай вызначаецца і від мерапрыемства (фуршэт, пікнік, свята ў аквапарку і т. Д.).

Наступны этап планавання - бюджэт. Як бы ні стараўся арганізатар, рэалізаваць усе творчыя ідэі не ўдасца, калі гэтага не дазволіць каштарыс. Таму перш чым вырашаць, як скласці план мерапрыемствы, неабходна вызначыцца з фінансамі.

Улічваюцца наступныя пазіцыі:

• колькасць і падлогу гасцей (неабходна для складання меню, падбору напояў);
• месца правядзення мерапрыемства;
• афармленне і тэхнічнае абсталяванне;
• транспарт (калі мерапрыемства выязное);
• фота- і відэаздымкі;
• запрашэнне вядучага, артыстаў;
• прызы і падарункі;
• асвятленне мерапрыемствы ў СМІ (пры неабходнасці).

апытальныя лісты

Пасля высвятлення вышэйпералічаных пытанняў можна прыступаць да складання апытальных лістоў для запрошаных. Так будзе лягчэй ўлічыць пажаданні гасцей. Па выніках анкетавання, магчыма, прыйдзецца ўнесці карэктывы ў праграму і каштарыс. Прапануем прыкладны пералік пытанняў:

1. Ці плануеце Вы наведаць мерапрыемства?
2. Калі не плануеце наведвання мерапрыемства, то па якой прычыне?
3. Як Вы даведаліся аб правядзенні мерапрыемства?
4. Як прайшла рэгістрацыя на ўдзел у мерапрыемстве (вельмі проста, проста, без асаблівых праблем, з нязначнымі цяжкасцямі, паўсталі цяжкасці)?
5. Ці маюцца ў Вас пажаданні па меню?
6. Хто аплаціць Ваш удзел у мерапрыемстве?
7. Якія тэмы, пытанні для абмеркавання Вас цікавяць?
8. Ці маюцца ў вас пытанні па мерапрыемстве, якія?
9. Ці маюцца ў вас пытанні да вядучаму мерапрыемствы, якія?
10. Як Вы жадаеце атрымаць інфармацыю пра мерапрыемства (адрасная пошта, электронная пошта, тэлефон)?
11. Іншае.

Пытанні карэктуюцца ў залежнасці ад выгляду і зместу мерапрыемствы. Галоўнае - скласці анкету такім чынам, каб арганізатар атрымаў ўсе якія цікавяць яго адказы. Гэта дапаможа вызначыцца з тым, як скласці план мерапрыемствы, пазбегнуць разнастайных непаразуменняў. Так, дзелавыя партнёры-мусульмане падчас бяседы не дакрануцца да свініны (значыць, у меню павінны быць прадугледжаны стравы з курыцы, індычкі), а жарты вядучага корпоратіва могуць камусьці здацца не смешнымі. Зразумела, апытанне павінен быць ананімным.

Пасля таго як інфармацыя сабрана, супрацоўнік прыступае непасрэдна да складання плана.

Як скласці план мерапрыемствы: прыклад

Форма плана распрацоўваецца ў адпаведнасці з ДАСТ Р 6.30-2003 «Уніфікаваныя сістэмы дакументацыі. Ўніфікаваная сістэма арганізацыйна-распарадчай дакументацыі. Патрабаванні да афармлення дакументаў ". Традыцыйна ў плане пералічваюцца віды работ па падрыхтоўцы і правядзенню мерапрыемства, тэрміны выканання і адказныя. У пачатку дакумента паказваюцца найменне арганізацыі і віду дакумента аб зацвярджэнні, дата, нумар і месца складання дакумента, грыф аб зацвярджэнні. Асобна афармляюцца фінансавыя дакументы, лісты ўзгаднення і азнаямлення з дакументам. У выглядзе схемы гэта выглядае прыкладна так:

У плане таксама могуць быць прадугледжаны графы «вынікі» і «заўвагі».

Складзены план абмяркоўваецца з кіраўніцтвам кампаніі, сцвярджаецца і даводзіцца да ведама супрацоўнікаў. Адказныя асобы ставяць свае подпісы ў лісце азнаямлення і атрымліваюць на рукі копію плана. Пасля гэтага пытанне: «Як скласці план мерапрыемствы?» Лічыцца зачыненым.

Як правіла, мерапрыемствы праводзяцца некалькі разоў на год, таму event-мэнэджэра або іншага спецыяліста прыходзіцца займацца складаннем гадавога плана мерапрыемстваў. Як скласці план мерапрыемстваў на год?

Гадавы план

Перш чым прыступіць да складання гадавога плана, трэба прааналізаваць дзейнасць кампаніі за адыходзячы год. Па выніках аналітычнай працы складаецца справаздача, змест якога дазволіць паставіць мэты на наступныя 12 месяцаў. На дасягненне менавіта гэтых мэтаў будуць накіраваны мерапрыемствы, якія праводзяцца ў новым каляндарным годзе.

Мерапрыемствы плануюцца па месяцах. Колькі мерапрыемстваў праводзіць кожны месяц - вырашае кампанія. Усё залежыць ад пастаўленых мэтаў і надзённых праблем. Прадугледжваюцца аднаразовыя, перыядычныя і бягучыя мерапрыемствы. Да аднаразовым мерапрыемствам ставіцца, у прыватнасці, закупка абсталявання ў замежнай кампаніі. Бягучае імпрэзу таксама праводзіцца адзін раз, але займае большы прамежак часу. Перыядычныя мерапрыемствы паўтараюцца праз пэўны часовай інтэрвал. Гэта можа быць павышэнне кваліфікацыі супрацоўнікаў (канферэнцыі, семінары, вебинары), распрацоўка і ўкараненне праектаў, правядзенне карпаратываў і іншае. Усе мерапрыемствы павінны лагічна ўзгадняцца паміж сабой па мэтазгоднасці, тэматыцы і тэрмінах правядзення.

Форма гадавога плана

Гадавы план складаецца ў форме агульнага плана работ або часовага графіка. Часам дарэчныя абодва варыянты (напрыклад, калі выканаўцы працуюць у розных арганізацыях). Разгледзім гэтыя разнавіднасці планаў падрабязней.

У агульным гадавым плане адзначаюцца парадкавы нумар, найменне мерапрыемствы, тэрміны выканання, вынікі, адказныя выканаўцы і нататка. У разьдзеле «Вынік» паказваецца прадукт дзейнасці спецыялістаў: схема працэсу або механізму, завершаны праект, справаздачу, пакет дакументаў і т. Д ..

Пры складанні часовага графіка мерапрыемствы паказваюцца на кожны месяц. Стык паміж найменнем мерапрыемствы і месяцам зафарбоўваецца. Выгляд дакумента можа быць прыкладна наступным:

У дадатак да гадавога плана распрацоўваюцца абгрунтаванне мерапрыемстваў, формы справаздачнасці і кантролю, а таксама прыкладання. У дадатку ўваходзяць:

• фінансавая дакументацыя;
• план камунікацый, іншага суправаджэння мерапрыемствы;
• аналіз рызык.

Усе вышэйпералічаныя планы складаюцца для дарослых. Але розныя мерапрыемствы праводзяцца і з дзецьмі. Заканамернасці складання планаў для рабят прыкладна тыя ж, але маюцца некаторыя асаблівасці.

Як скласці план мерапрыемствы для дзяцей

Мерапрыемства для маленькіх грамадзян адрозніваецца ад такога для дарослых, перш за ўсё, выхаваўчай і (або) аздараўленчай скіраванасцю. Адказнымі прызначаюцца педагогі, псіхолагі, масавікі-забаўнікі, бібліятэкары, важатыя ў аздараўленчых лагерах і іншыя спецыялісты, якія працуюць з дзецьмі. Спецыфіка мерапрыемствы залежыць ад узросту дзяцей і пастаўленых задач. Разгледзім асаблівасці планавання мерапрыемстваў у дашкольнай установе, школе, бібліятэцы і аздараўленчым лагеры.

дашкольную ўстанову

Мерапрыемствы ў дзіцячым садзе з'яўляюцца часткай гадавога плана. прадугледжваюцца:

• ранішнікі (тэматычныя і да святочных дат);
• спартыўныя святы;
• дні і тыдні здароўя (ўключаюць розныя мерапрыемствы);
• бацькоўскія сходы і т. д.

Для кожнага з названых мерапрыемстваў складаецца свой план або сцэнар, які сцвярджаецца загадчыцы і ўзгадняецца з яе намеснікам. Паказваюцца назва мерапрыемства, мэта, задачы, час і месца правядзення, абсталяванне, інвентар, ход мерапрыемства (у сцэнары) і адказныя. Вось прыклад афармлення плана мерапрыемстваў да Дня здароўя:

У залежнасці ад спецыфікі мерапрыемства могуць паказвацца чаканыя вынікі (зніжэнне захворвання выхаванцаў, сфарміраванасць ў дзяцей уяўленняў пра здаровы лад жыцця, павышэнне ўзроўню педагагічнай культуры бацькоў і т. Д.).

Сцэнар мерапрыемствы для дашкольнікаў - гэта гульні, прадстаўлення па сюжэтах казак, фокусы, атракцыёны. Важна, каб свята было цікавым, вясёлым, яркім, а галоўнае - карысным для малых.

школа

Мерапрыемствы для вучняў плануюцца падчас навучальнага года і на вакацыях. Планы мерапрыемстваў складаюць завуч, класны кіраўнік, настаўнік фізічнай культуры, педагог-арганізатар, псіхолаг. Планы, складзеныя педагогамі, правяраюцца і зацвярджаюцца завучам. Прадугледжваюцца мэты і задачы мерапрыемствы, чаканыя вынікі, прызначаюцца адказныя. Пры складанні планаў ўлічваюцца ўзрост дзяцей, іх інтарэсы, праблемы ў класе (паспяховасць, паводзіны, адносіны ў калектыве і т. Д.), А таксама аб'ектыўныя фактары (час года, тып паселішча, асаблівасці мясцовасці, клімату і т. Д.), памятныя даты. У адпаведнасці з гэтым праводзяцца мерапрыемствы на тэмы «Рыцары і прынцэсы», «Знаёмства з музычным тэатрам», «Свята лета», «Яны змагаліся за Радзіму» і іншыя. Галоўнае, каб дзецям было цікава. Да падрыхтоўкі і планаванню мерапрыемствы прыцягваюцца і самі вучні. Як скласці план мерапрыемстваў? Ўзор прадстаўлены ў табліцы.

дзіцячая бібліятэка

Супрацоўнікі бібліятэк клапоцяцца пра тое, каб дзеці больш чыталі, любілі кнігі. З гэтай мэтай праводзяцца літаратурныя вечары, віктарыны, аўкцыёны і т. Д. Як правільна скласці план мерапрыемстваў у бібліятэцы? Гэта работа праводзіцца ў некалькі этапаў. Выбіраецца тэма мерапрыемства, вызначаецца яго мэта і ўзроставая адраснасць. У адпаведнасці з узростам удзельнікаў адбіраюцца літаратурныя творы, складаецца сцэнар.

Не забываюць бібліятэкары і аб рэкламе: вырабляюцца плакаты, улёткі, запрашэння. Важны момант - падрыхтоўка наглядна-ілюстрацыйнага матэрыялу. Само мерапрыемства фіксуецца, аналізуецца і прапагандуецца ў СМІ. Форма плана можа быць прыкладна наступнай:

аздараўленчы лагер

Пачаткоўцаў педагогаў хвалюе пытанне: «Як скласці план мерапрыемстваў на змену?» Традыцыйна ў аздараўленчых лагерах важатыя карыстаюцца планам-сеткай. Загонавую мерапрыемствы адпавядаюць з лагернага, ўключаюцца лазневыя дні, час заезду і ад'езду. У план-сетку ўносяцца мерапрыемствы, якія праводзяцца да абеду, пасля падвячорку і вячэры. Выйгрышны варыянт - складанне двух планаў-сетак: на ясную і дажджлівае надвор'е.

Выглядае план-сетка прыкладна так. Ліст паперы разбіваецца на прастакутнікі па колькасці дзён змены. У кожны прастакутнік запісваюцца мерапрыемствы.

Да складання плана-сеткі мэтазгодна прыцягнуць дзяцей, бо мерапрыемствы плануюцца менавіта для іх. Можна стварыць працоўную групу з найбольш актыўных рабят або паставіць у гульнявым пакоі скрыню прапаноў. Не будзе лішнім правесці мазгавы штурм.

У сцэнары канкрэтнага мерапрыемства паказваюцца мэта, месца і час правядзення, абсталяванне, інвентар і ход самога дзейства.

Пры складанні планаў (як для дарослых, так і для дзяцей) важна, каб мерапрыемства было мэтазгодным, карысным, цікавым і запамінальным.