Віды наменклатуры спраў, іх асаблівасці і прызначэнне

Арганізацыя эфектыўнага дакументазвароту на прадпрыемстве немагчымая без фарміравання адпаведных для яго умоў. или на бумажных носителях. Адным з іх выступае намэнклятура спраў у электронным выглядзе або на папяровых носьбітах. Калі спецыяліста, чыя дзейнасць звязана з дакументамі, папрасіць: "Назавіце віды наменклатуры спраў", - то ён павінен беспамылкова назваць іх. Справа ў тым, што такія працаўнікі абавязаныя ведаць класіфікацыю для таго, каб хутка арыентавацца ў масіве дакументацыі.

Намэнклятура спраў: паняцце, віды, змест, значэнне

Перш чым апісваць парадак стварэння, варта разабрацца з тэрміналогіяй. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Віды наменклатуры спраў ўяўляюць сабой катэгорыі распрацаваных ва ўсталяванай форме сістэматызаваных пералікаў найменняў комплексаў дакументаў, якiя фармiруюцца на прадпрыемстве ў працэсе яго дзейнасці з указаннем перыядаў захоўвання. Яны неабходныя для аператыўнага пошуку патрэбных актаў. Ад якасці наменклатуры будзе залежаць хуткасць працы з паперамі. Пералікі выкарыстоўваюцца для размеркавання і групоўкі рэалізаваных актаў у папкі, замацавання індэксацыі, ўстанаўлення перыядаў захоўвання. Яны забяспечваюць стварэнне даведачнай картатэкі і выступаюць як крыніца ўліковага інфармацыі. , как типовая, примерная, индивидуальная. На практыцы выкарыстоўваюцца такія віды наменклатуры спраў, як тыпавая, прыкладны, індывідуальная. Прадпрыемства абавязана самастойна распрацаваць пералік з улікам спецыфікі сваёй дзейнасці.

патрабаванні

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Улічваючы віды наменклатуры спраў, іх асаблівасці і прызначэнне, нарматыўнымі актамі вызначаны правілы, якія прымяняюцца пры іх складанні. Пры фарміраванні пералікаў варта:

1. Выконваць адзінства падыходаў да арганізацыі ўліку, апісанні, сістэматызацыі, пошуку і захоўванню дакументацыі.
2. Выкарыстоўваць індэксацыю. Яна забяспечвае ўнясенне змяненняў, выпраўленняў і даданняў у адпаведныя раздзелы пералікаў.
3. Кантраляваць стабільнасць індэксаў.

агульная характарыстыка

, указанные выше. Разгледзім коратка прызначэнне і віды наменклатуры спраў, названыя вышэй. Індывідуальныя пералікі распрацоўваюцца для канкрэтнай арганізацыі. Яны адлюстроўваюць дакументацыю, якую выкарыстоўвае пры паўсядзённым яе дзейнасці. У адной галіны, як правіла, задзейнічаны прадпрыемствы, якія выкарыстоўваюць аднатыпныя акты. номенклатуры дел. Для іх уніфікацыі і групоўкі выкарыстоўваюцца тыпавыя і прыкладна е наменклатуры спраў. Апошнія валодаюць рэкамендацыйным характарам. дел являются обязательными. Тыпавыя віды наменклатуры спраў з'яўляюцца абавязковымі. Імі звычайна устанаўліваецца адзіная індэксацыя для прадпрыемстваў ўсёй галіны (сістэмы). Тыпавыя і прыкладныя наменклатуры складаюцца вышэйстаячымі арганізацыямі. Яны выступаюць як аснова для фарміравання індывідуальных пералікаў для канкрэтных прадпрыемстваў. Яны, у сваю чаргу, падлягаюць ўзгадненні з вышэйшымі структурамі. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Віды наменклатуры спраў і іх афармленне знаходзяцца ў падпарадкаванні кваліфікаваных спецыялістаў. Яны прыцягваюцца для складання пералікаў і арганізацыі працы з імі. Сфармаваныя наменклатуры павінны быць узгоднены з канцылярыяй і архівам прадпрыемства.

важны момант

Намэнклятура спраў павінна прысутнічаць на кожным прадпрыемстве, па-за залежнасці ад існавання тыпавога або прыкладнага пераліку. Для арганізацыі аптымальным лічыцца распрацоўка зводнага дакумента. подразделений. У яго ўключаюцца ўсе віды наменклатуры спраў падраздзяленняў. Зводны пералік ўзгадняецца з адпаведным архівам. Пасля яго зацвярджэння кіраўніком ў структурныя падраздзяленні перадаюцца выпіскі раздзелаў для прымянення ў працы.

спецыфіка складання

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Для супрацоўнікаў, якія распрацоўваюць пералікі, важна ведаць не толькі тое, якія існуюць віды наменклатуры спраў, але і склад, колькасць дакументаў, якія выкарыстоўваюцца на прадпрыемстве. У сваёй дзейнасці спецыялісты выкарыстоўваюць палажэнні аб арганізацыі, якія дзейнічаюць і леташнія спісы актаў, штатныя расклады, класіфікатары, вопісу, даведачныя картатэкі і пр. Класіфікацыйныя схема наменклатуры будзе залежаць у першую чаргу ад структуры прадпрыемства. Немалое значэнне маюць і функцыі, якія рэалізуе арганізацыя. У сувязі з гэтым у якасці класіфікацыйных катэгорый могуць выступаць як унутраныя падраздзялення, так і кіраўніцкія задачы.

тыпы дакументаў

Намэнклятура спраў павінна ўтрымліваць ўсе акты, якія адлюстроўваюць дзейнасць прадпрыемства. Дакументы, якія выкарыстоўваюцца грамадскімі аб'яднаннямі, ўключаюцца ў пералікі арганізацыі, пры якой яны былі створаны. У наменклатуры могуць прысутнічаць і незавершаныя справы, якія паступілі ад іншага прадпрыемства для вырашэння, даведачныя картатэкі. Не ўключаюцца ў пералік друкаваныя выданні. Да іх, у прыватнасці, адносяць зборнікі пастаноў, бюлетэні, даведнікі, рэфератыўныя часопісы, брашуры, паказальнікі і гэтак далей. Не ўключаюць у наменклатуры алфавіты і іншыя дапаможныя матэрыялы, якія не адлюстроўваюць асноўныя напрамкі працы арганізацыі.

Агульны парадак

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Тэкст наменклатуры спраў афармляецца ў выглядзе спісу раздзелаў і падраздзелаў класіфікацыйнай схемы. Пры гэтым паказваюцца загалоўкі комплексаў дакументаў. Неабходныя звесткі з дакументаў фіксуюцца ў форме выпісак. Пасля яны прымяняюцца пры фарміраванні праекта наменклатуры. Пералік можа выглядаць у выглядзе табліцы. напрыклад:

Намэнклятура спраў у карэкцыйнай школе 8 выгляду

Вызначэнне фармулёвак для загалоўкаў

Яно ажыццяўляецца паводле ўсталяваных правілах. У прыватнасці, яны павінны:

1. У абагульненай форме выразна адлюстроўваць змест справы, склад дакументаў, што змяшчаюцца ў яго, відавую і функцыянальную прыналежнасць.
2. Ўключаць абавязковыя элементы, размешчаныя ў выразнай паслядоўнасці:

• Найменне тыпу або падтыпу. Гэта можа быць перапіска, часопіс, загады, пратаколы і гэтак далей.
• Назва арганізацыі / структурнага падраздзялення. Тут паказваюцца звесткі аб распрацоўніку / аўтары дакумента.
• Найменне прадпрыемства, якому будуць адрасаваныя або ад якога мяркуецца атрымаць акты, што змяшчаюцца ў дадзеную справу.
• Кароткае апісанне дакументаў.
• Найменне тэрыторыі, з якой звязана ўтрыманне актаў.
• Перыяд (дата), да якога належыць дакументацыя, якая змешчана ў справу. Тут жа прыводзіцца інфармацыя аб наяўнасці копій.

Акты па адным пытанні

Пры фармуляванні загалоўкаў спраў, у якіх прысутнічаюць такія паперы, калі яны не звязаны паслядоўнасцю выканання, выкарыстоўваецца слова "дакументы", а ў канцы (у дужках) паказваюць іх асноўныя тыпы. Гэта могуць быць даклады, планы і інш. Фармулёўка, напрыклад, можа быць такі: "Дакументы аб правядзенні семінараў па архіўнай справе на прадпрыемстве (пералікі рэкамендуемых вучэбна-метадычных выданняў, спісы)".

перапіска

Загалоўкі спраў, у якіх яна змяшчаецца, ўключаюць адпаведны тэрмін. Пасля слова "перапіска" паказваюць, па якім пытанні і з кім яна вялася. У загалоўку спраў, у якіх прысутнічаюць лісты аднародных карэспандэнтаў, назвы іх не прыводзяцца. Замест гэтага паказваюць іх агульную відавую прыналежнасць. Фармулёўка, напрыклад, можа быць такая: "Перапіска з філіяламі арганізацыі па пытаннях штогадовай справаздачнасці і планавання". Калі ў справе прысутнічаюць лісты разнастайных карэспандэнтаў, яны таксама не пералічваюцца. У гэтым выпадку варта паказваць толькі прадмет зносін. Да прыкладу: "Перапіска па пытаннях, звязаных з адаптацыяй персаналу". Назва канкрэтнага карэспандэнта паказваюць толькі тады, калі ў справе ўтрымліваюцца лісты толькі да яго і ад яго.

Дакументы, якія адносяцца да канкрэтных мясцінах

Калі фармуюцца справы з такіх актаў, то ў назвах старонак паказваюцца назвы адпаведных адміністрацыйна-тэрытарыяльных адзінак. Пры гэтым варта ўлічваць шэраг нюансаў:

1. Калі ўтрыманне комплексу дакументаў датычыць некалькіх аднародных мясцовасцяў, то іх канкрэтныя назвы не пералічваюцца. У гэтым выпадку прыводзіцца іх агульнае тыпавое назву. Фармулёўка можа быць такі: "Дакументы па арганізацыі ўзаемадзеяння кіраўнікоў МА па барацьбе з тэрарызмам".
2. Калі ўтрыманне адносіцца да адной адміністрацыйна-тэрытарыяльнай адзінцы, яе найменне паказваюць у загалоўку.

дадаткова

У загалоўках спраў, у якія ўключацца дакументы па планаванні / справаздачнасці, паказваюцца даныя аб перыядзе, за які яны складзеныя. Гэта можа быць квартал, год, паўгоддзе. У загалоўках спраў, якія выкарыстоўваюцца для абагульнення аднародных дакументаў, назва апошніх паказваецца ў множным ліку. Да прыкладу: "Загады аб заахвочванні супрацоўнікаў арганізацыі".

стварэнне тамоў

У выпадках, калі мяркуецца, што справа будзе фармавацца з некалькіх частак (напрыклад, пры значным аб'ёме дакументацыі), у першую чаргу фармулюецца агульны загаловак, а пасля гэтага (пры неабходнасці) - назвы для яго частак. Апошнія выконваюць дакладнае функцыю. Напрыклад: "Службовыя запіскі за 2015", "Том 1. Службовыя запіскі за 1 паўгоддзе 2015". Па ходзе фарміравання і афармлення комплексаў дакументаў загалоўкі могуць удакладняцца. Пры гэтым забаронена ўключэнне ў іх абцякальных, некарэктных фармулёвак. У прыватнасці, не дапускаецца выкарыстанне такіх слоў, як "рознае", "агульная перапіска" і гэтак далей. Рэкамендуецца пазбягаць ужывання складаных абаротаў і ўводных слоў.

упарадкаванне

Яно можа ажыццяўляцца двума спосабамі:

1. У працэсе фарміравання наменклатуры ўсёй арганізацыі ў пачатак пераліку выносяць загалоўкі па справах, якія ўключаюць арганізацыйна-распарадчыя акты. Далей у парадку змяншэння іх значнасці паказваюць назвы для іншых катэгорый (дамоўных, планава-справаздачных і інш.). Аб'яднанне спраў у структуры раздзелаў, а таксама прысваенне апошнім найменняў ажыццяўляецца з улікам відавы і функцыянальнай ўзаемасувязі актаў ўнутры іх.
2. Пры фарміраванні зводнага пераліку назвамі раздзелаў будуць выступаць непасрэдна найменні падраздзяленняў, на аснове класіфікацыйных схем якіх ён складаецца. Назвы размяшчаюць у адпаведнасці са штатным раскладам.

вызначэнне тэрмінаў

Папярэдняе ўсталяванне перыядаў неабходна для забеспячэння арганізацыі рэгулярнага кантролю іх выканання, своечасовай карэкціроўкі рэжымаў захоўвання. Да прыкладу, тэрмін можа змяніцца з часовага на пастаянны, калі для гэтага ёсць падставы. Ўсталяванне перыядаў ажыццяўляецца ў адпаведнасці са звесткамі тыпавога (ведамаснага) пераліку дакументаў, якія ствараюцца ў працэсе работы прадпрыемства. Калі такі спіс адсутнічае, выкарыстоўваецца прыкладная / тыпавая намэнклятура. Вызначэнне тэрмінаў захоўвання можа таксама ажыццяўляцца па ўзгадненні з упаўнаважанымі органамі Федэральнага архіва.

прысваенне індэксаў

Яно ажыццяўляецца для аператыўнай і беспамылковай ідэнтыфікацыі спраў, а таксама дакументаў, уключаных у іх. Індэкс ўяўляе сабой ўмоўнае пазначэнне, выкананае з выкарыстаннем арабскіх лічбаў. Ён можа ўключаць код падраздзялення з даданнем парадкавага нумара адпаведнага справы (праз злучок). Напрыклад, бухгалтарскаму аддзелу прысвоены код 05. У якасці дакумента, які адкрывае раздзел, выступае гадавы справаздачу. Адпаведна, справе, які змяшчае дадзены акт, у складзе зводнага пераліку прысвойваецца індэкс 05/01.