Намэнклятура спраў. парадак фарміравання

Усе дакументы пасля іх выканання павінны быць згрупаваны ў справы. Пад тэрмінам «справа» ў адпаведнасці з ДАСТ 51141-98 варта разумець адзін дакумент або сукупнасць дакументаў, якія адносяцца да вызначанага кірунку дзейнасці арганізацыі і змяшчаюцца ў тэчку пад асобную вокладку. Для правільнага фарміравання, захоўвання і ўліку спраў у кожнай арганізацыі павінна штогод (з улікам змяненняў знешняй і ўнутранай асяроддзя) складацца Наменклатура спраў, дзякуючы якой забяспечваецца хуткі пошук дакументаў.

Пры фарміраванні спраў любога падраздзялення варта кіравацца патрабаваннямі адзінай дзяржаўнай сістэмы справаводства. Асноўныя палажэнні выкладзены ў Дасце 51141-98, дакументах галоўнага архіўнага кіравання пры ўрадзе РФ, метадычных указаннях архіўных органаў, пераліках дакументальных матэрыялаў. Неабходна абавязкова выконваць тэрміны захоўвання дакументаў і спраў. Калі арганізацыя са складанай структурай і мноствам функцый, то ў кожным падраздзяленні і ва ўсёй арганізацыі прымяняюцца адзіныя прынцыпы сістэматызацыі дакументаў, фарміравання і індэксацыі спраў. Таму Наменклатура спраў аддзела кадраў, службы якасці, любога іншага структурнага падраздзялення або самой арганізацыі павінны фарміравацца з улікам патрабаванняў нарматыўных дакументаў.

На першым этапе трэба вызначыць кола пытанняў і катэгорыі дакументаў, якія павінна ўключаць Наменклатура спраў падраздзялення або арганізацыі. Тут варта зыходзіць з неабходнасці ахапіць увесь аб'ём дакументацыі як стваранай, так і атрыманай. Пры з'яўленні ў працы новых пытанняў, якiя не прадугледжаны наменклатуры, у яе трэба ўносіць дапаўненні. Форма наменклатуры спраў павінна дазваляць своечасова актуалізаваць яе. Таму пры індэксацыі спраў варта прадугледзець магчымасць з'яўлення новых індэксаў і выключыць змену раней прысвоеных індэксаў ўжо сфармаваных спраў. Пераходзячыя няскончаныя справы пераносяцца ў наменклатуру наступнага года з захаваннем першапачатковага нумары.

Загаловак кожнай справы павінен быць выразным і цалкам раскрываючым склад справы і змест дакументаў, якія змешчаны ў дадзеную тэчку. На тэчцы неабходна ўказваць індэкс і тэрмін захоўвання справы. Аб'яднанне спраў ажыццяўляецца па намінальным прыкмеце, напрыклад, Загады, Пратаколы, Распараджэння і іншае. Справы могуць фармавацца прадметна, напрыклад, перапіска з пэўным карэспандэнтам, перапіска аб пастаўцы сыравіны, перапіска з карэспандэнтамі, аб'яднанымі па тэрытарыяльнай прыкмеце і гэтак далей.

Пры групоўцы дакументаў варта звяртаць увагу на тэрміны іх захоўвання. Нельга аб'ядноўваць у адну справу дакументы часовага і пастаяннага захоўвання або з розным тэрмінам захоўвання. Не дапускаецца ўключаць у справу чарнавікі, якія не адносяцца да справы дакументы або варыянты размнажэнне копій. Пры фарміраванні спраў неабходна правяраць наяўнасць у дакуменце ўсіх подпісаў, а таксама правільнасць яго афармлення.

Індэксацыя спраў і парадак іх чарговасці павінны вырабляцца па ступені важнасці. Першымі называюцца найбольш важныя дакументы (загады, распараджэнні або іншыя распарадчыя дакументы). Намэнклятура спраў павінна ўтрымліваць індэксы і загалоўкі спраў, тэрміны і ўмовы іх захоўвання, чарговасць эвакуацыі. Намэнклятура спраў сцвярджаецца ва ўстаноўленым у арганізацыі парадку і ўзгадняецца з службовай асобай Дзяржаўнага архіва рэгіёну. Па заканчэнні года ў Наменклатуры афармляецца выніковая запіс з указаннем колькасці спраў, якія былі заведзеныя ў справаздачным годзе па кожнай катэгорыі. Здача спраў пастаяннага захоўвання ў архіў або утылізацыя спраў часовага захоўвання (па заканчэнні тэрміну) праводзіцца ва ўстаноўленым Інструкцыяй па справаводству дадзенай арганізацыі парадку.