Дзе выкарыстоўваецца надпіс «пранумаравана, прашнуравана і змацавана пячаткай»

Сярод бягучых і архіўных папер часта сустракаюцца дакументы, на адваротным баку якіх маецца надпіс «пранумаравана, прашнуравана і змацавана пячаткай». Калі і для якіх мэт выкарыстоўваецца падобны спосаб афармлення? З гэтым варта разабрацца больш падрабязна.

Неабходнасць прашыўкі дакументаў

У працэсе вядзення справаводства спецыялістам часам даводзіцца сутыкацца з шматстаронкавыя дакументамі. Калі гэта звычайная карэспандэнцыя або папера для штодзённага выкарыстання, то лісты ў ёй прынята злучаць з дапамогай канцылярскіх скрепок або степлера. Падобны спосаб дае магчымасць у любы момант падзяліць дакумент на часткі або памяняць лісты месцамі. Аднак у некаторых выпадках гэта катэгарычна недапушчальна. Захаваць цэласнасць дакумента неабходна:

• пры перадачы яго ў архіў;
• для заверки асобных копій;
• для здачы справаздачнасці ў падатковую інспекцыю і іншыя фонды;
• пры падачы пакета дакументаў на рэгістрацыю.

У гэтым выпадку шматстаронкавыя дзелавыя паперы прынята прашываць, а ў заключэнне размяшчаць на іх тыльным баку заверительную надпіс тыпу «пранумаравана, прашнуравана і змацавана пячаткай».

Падобны варыянт афармлення быў уведзены яшчэ на падставе ДАСТ Р 51141-98 «Справаводства і архіўная справа", а таксама Загаду Росархіва № 76 ад 23 снежня 2009 года. У гэтых нарматыўных актах падрабязна выкладзены патрабаванні, што прад'яўляюцца да апрацоўваных дакументах, а таксама методыка і рэкамендацыі па іх прашыўцы. Абавязковым элементам пры гэтым з'яўляецца заверительный лісток, на якім напісана «пранумаравана, прашнуравана і змацавана пячаткай».

правілы прашыўкі

Для таго каб асобныя старонкі злучыць ў адзіны многолистовой дакумент, спатрэбяцца:

• шчыльныя ніткі;
• іголка з шырокім вушкам;
• шыла;
• нажніцы;
• клей канцылярскі ;
• ліст белай паперы.

Самы просты варыянт сшывання вырабляецца на тры адтуліны. Уся праца праходзіць у некалькі этапаў:

1. Спачатку на левай бакавіцы чаркі дакументаў неабходна прарабіць з дапамогай шыла 3 адтуліны, размешчаныя на аднолькавай адлегласці адзін ад аднаго.
2. Нітку відеть ў іголку і прапусціць яе, пачынаючы з тыльнага боку, у месцы сярэдняга праколу. Пры гэтым у запасе павінна застацца не менш 7 сантыметраў ніткі.
3. З асабовага боку забэрзаць іголку ў адтуліну, размешчанае злева. Павінен атрымацца адзін шывок.
4. З тыльнага боку прапусціць іголку з ніткай ў застаўся вольны адтуліну, размешчанае справа.
5. Нітка прапусціць пасярэдзіне (у месцы пачатку прашыўкі).
6. Два астатку ніткі з адваротнага боку звязаць вузлом так, каб шывок апынуўся ўнутры.
7. Ад цэлага ліста паперы нажніцамі адрэзаць прастакутны кавалак памерам 2 х 8 сантыметраў, а затым наклеіць яго на вузел і канцы нітак.
8. На прылепленым аркушы зрабіць надпіс «пранумаравана, прашнуравана і змацавана пячаткай», паказаўшы пры гэтым колькасць злучаных лістоў (лічбамі і пропіссю). Крыху ніжэй размяшчаецца подпіс і яе расшыфроўка.

Пашыты такім чынам дакумент можна смела адпраўляць па прызначэнні.

прашыўка часопісаў

Па правілах вядзення справаводства ў прашыўцы таксама маюць патрэбу і многія кнігі ўліку, у якіх адказныя работнікі вядуць рэгістрацыю паступаючых дакументаў. Гэта неабходна для абароны, якая змяшчаецца ў іх інфармацыі і зручнасці пошуку. Вядома, бо лягчэй у патрэбны час перагартаць некалькі старонак, чым перагледзець стос дакументаў, якія, напрыклад, не павінны быць даступныя трэцім асобам. Для такіх мэтаў на многіх прадпрыемствах заводзіцца часопіс рэгістрацыі. Гэта кніга са скразной нумарацыяй, у якой вядзецца пастаянны ўлік дакументаў пэўнага тыпу (працоўных кніжак, выдадзеных даверанасцяў, загадаў, ўводнага iнструктажу па АД і іншых).

Часопіс рэгістрацыі абавязкова павінен мець дастаткова цьвёрдую вокладку для абароны ад натуральнага зносу. Акрамя гэтага, усе лісты, якія знаходзяцца ўнутры яго, у абавязковым парадку павінны быць пранумараваны і прашытыя трывалай ніткай. Канцы шнуроўкі пры гэтым павінны заставацца з унутранага боку вокладкі і заклееныя чыстымі лістом паперы, на якім звычайна робіцца стандартная заверительная надпіс.

Заверительный ліст

Пасля прашыўкі дакументы абавязкова павінны быць завераны подпісам кіраўніка кампаніі і пячаткай прадпрыемства. Гэта неабходная мера, якая выкарыстоўваецца для таго, каб некаторыя нядобрасумленныя супрацоўнікі не змаглі здзейсніць падробка і замяніць частку рэгістрацыйных запісаў. У якасці заверительного ліста, як правіла, выкарыстоўваецца кавалак чыстай паперы прамавугольнай формы. Яго трэба наклеіць так, каб максімальна перакрыць элементы прашыўкі (злучальны вузел і рэшткі нітак). Зверху адказны работнік павінен зрабіць надпіс пэўнага ўзору. На некаторых прадпрыемствах для гэтага выкарыстоўваецца спецыяльны бланк «прашнураваная, пранумеравана і змацавана пячаткай».

Тэкст яго можна набраць на кампутары, а затым раздрукаваць гатовыя ўзоры ў патрэбнай колькасці. Пад асноўнай надпісам, як правіла, паказваецца пасаду адказнага работніка (кіраўніка), а таксама яго подпіс з падрабязнай расшыфроўкай. Заканчваецца такой заверительный ліст датай прашыўкі дадзенага дакумента.

Аб'ём завяраецца дакументаў

Перад тым як заняцца прашыўкай, неабходна перанумараваць ўсе лісты, якія ўваходзяць у склад дадзенага дакумента. Для гэтага існуюць пэўныя правілы:

1. Нумаруюцца ня старонкі, а менавіта лісты.
2. Нумары звычайна ставяцца ў верхнім правым куце ў парадку ўзрастання.
3. Запісы вырабляюцца арабскімі лічбамі (у рэдкіх выпадках дазволена выкарыстоўваць рымскія).
4. Ліст, які змяшчае асобныя фрагменты, нумаруецца ў агульным парадку. Акрамя гэтага, асобна складаецца яе вопіс.
5. Пры наяўнасці злепванняў суцэльнаму лісту прысвойваецца адзін чарговы нумар.
6. Калі дакумент змяшчае ўнутраныя прыкладання, то іх таксама варта нумараваць асобна.
7. Часам пры архівавання ў справе маюцца лісты. У гэтым выпадку спачатку нумаруецца канверт, а ўжо потым - тое, што ў ім знаходзіцца.

Агульная колькасць лістоў паказваецца ў тэксце заверительной надпісы двойчы. Перш за ўсё адзначаецца лічбавае значэнне, а затым у дужках - вялікімі літарамі.

З 2013 года ў Расіі ў сілу ўступілі новыя патрабаванні па афармленні папер, якія перадаюцца ў іншыя арганізацыі. Але, нягледзячы на тое што там нічога не гаворыцца пра абавязковую прашыўцы, многія прадпрыемствы працягваюць па-старому выкарыстаць гэты спосаб падрыхтоўкі дакументаў.