Неабходнасць дакументальнага пацверджання прынятых рашэнняў патрэбна ў сітуацыях, калі яны прымаюцца калегіяльна. Найбольш часта для фіксацыі ходу падзеі прымяняецца такі выгляд запісу дадзеных, як пратакол.
Слова "пратакол" мае некалькі значэнняў - гэта можа быць і ўсталяваны парадак дзеянняў у пэўнай сітуацыі, і належным чынам аформлены афіцыйны дакумент, які змяшчае ў сабе дадзеныя аб паслядоўным ходзе абмеркавання, спрэчках і прыняцці рашэнняў на пасяджэннях і нарадах, канферэнцыях і сходах. Неабходна ўлічваць, што ён мае некалькі формаў, розных па свайму прызначэнню. Пратакол сходу жыхароў з'яўляецца дакументам некалькі іншай катэгорыі, чым, напрыклад, пратакол следчых органаў ці іншай нагляднай інстанцыі.
Нарады пастаянных / часовых калегіяльных супольнасцяў (камітэтаў, сходы акцыянераў, жыхароў, савета дырэктараў) падлягаюць абавязковаму дакументаванню. У залежнасці ад рашэння, прынятага старшынёй арганізацыі ці групы, пратакол сходу можа весціся ў поўным (падрабязная запіс выступленняў, спрэчак, пытанняў і адказаў) ці скарочаным выглядзе. Як правіла, падчас пасяджэння сакратар ці іншае адказная асоба вядзе запіс усяго таго, што адбываецца, збірае звязаныя з гэтым матэрыялы, прадстаўленыя ўдзельнікамі, а пасля зводзіць іх у адзіны дакумент.
Што тычыцца патрабаванняў да гэтай афіцыйнай паперы, то яны пазначаныя ў дзяржаўным стандарце, які рэгламентуе верны парадак афармлення. Так, у пратаколе сходу уласнікаў жыхароў або прадстаўнікоў іншых груп і арганізацый, акрамя назвы самога дакумента і арганізацыі, даты правядзення мерапрыемства і парадку дня, абавязкова паказваюцца дадзеныя аб старшыні, сакратары і прысутных удзельніках.
Коратка схема выкладання інфармацыі выглядае наступным чынам: слухалі - выступіў (і) - вырашылі / пастанавілі. Дакладнасць выкладзеных дадзеных візуецца подпісам старшыні і сакратара. Пры неабходнасці, удзельнікі пасяджэння могуць атрымаць як поўную копію пратаколу сходу, так і выпіску з якой-небудзь яго часткі.
Некаторыя нюансы па інфармацыйных дадзеных носіць дакумент, які адлюстроўвае працягу калектыўных нарад насельніцтва, якое пражывае ў шматкватэрных дамах. У гэтым выпадку ў пратакол сходу уласнікаў жылля абавязкова ўносяць дадзеныя аб форме мерапрыемствы (уласна збор людзей або завочнае галасаванне па пытаннях парадку дня), фактычным адрасе і плошчы названага отдельностоящего аб'екта, колькасці прысутных і належаць ім галасоў.
Акрамя гэтага, абавязковым дадаткам да дакумента з'яўляецца прозвішчах спіс удзельнікаў (або іх прадстаўнікоў) з указаннем нумара кватэры, якая знаходзіцца ў валоданні. У выпадку, калі меркаванне жыхароў было атрымана завочна, то ў дадатковым пераліку павінны быць пазначаны не толькі дадзеныя пра чалавека, але і пра яго рашэннях па ўсіх пытаннях парадку дня. Таксама ён павінен ўключаць у сябе і звесткі аб дакуменце, які пацвярджае права ўласнасці або валодання канкрэтным памяшканнем у складзе дома, а таксама воля кожнага грамадзяніна па пунктах, пазначаных на парадку дня ў зразумелых і прынятых формах (згодзен, не згодны, устрымаўся). Толькі пры гэтай умове пратакол сходу жыхароў будзе мець юрыдычную сілу.