Як скласці суправаджальны ліст да дакументаў?

Пры выкананні паслуг - асабліва дыстанцыйных - прадпрымальнік звычайна перасылае цэлы камплект дакументацыі. Гэта могуць быць акты прыёму-перадачы, ўпаковачныя лісты, рахункі-фактуры, Карэктыроўка инвойсы, аферты. У тым выпадку, калі контрагент новы або папер асабліва шмат, пажадана накіраваць суправаджальны ліст да дакументаў. Як яго скласці і што ўказаць?

пералік прыкладанняў

Часцей за ўсё ў дакументаабароце ўдзельнічаюць рахункі-фактуры або дагаворы і розныя дадатковыя пагадненні да іх. У гэтым выпадку проста неабходна падрабязна апісаць, што знаходзіцца ў пасылцы, наколькі тэрмінова паперы павінны быць накіраваны адпраўніку, што атрымальнік павінен з імі зрабіць і т. Д. Роля такой інструкцыі і выконвае суправаджальны ліст да дакументаў. У ім, напрыклад, можна паказаць, што адзін асобнік дамовы з пячаткамі і подпісамі ўпаўнаважаных асоб неабходна накіраваць адпраўніку. Калі да тавару прыкладаецца рахунак-фактура, варта падкрэсліць, што ён павінен быць аплочаны на працягу пэўнага тэрміну. Суправаджальныя лісты, як правіла, паказваюць пералік дакументаў са спісам прыкладанняў і адрасатаў. Спіс павінен быць нумараваць, каб пры атрыманні можна было адразу праверыць камплектнасць. Бывае і так, што суправаджальны ліст да дакументаў паказвае, што ў іх утрымліваецца, да прыкладу, выпраўлены дагавор на вытворчасць і асобна на перадачу аўтарскіх правоў, а на справе адпраўнік забывае далучыць дадзеныя паперы. Менавіта таму пры атрыманні неабходна правесці зверку і адразу ж паведаміць контрагенту пра памылку.

Як сфармуляваць суправаджальны ліст да дакументаў?

Часцей за ўсё для такіх мэт выкарыстоўваецца адмысловы шаблон. Прыклад суправаджальнага ліста да дакументаў можна знайсці непасрэдна ў праграме Word, OpenOffice або любы па вашаму выбару. Застанецца толькі ўставіць свае дадзеныя, пазначыць адрасата і адпраўшчыка - і пасылка гатовая. Суправаджальны ліст да дакументаў можна без усялякіх праблем скласці самастойна. Добрым тонам лічыцца падзяку за супрацоўніцтва ў першым абзацы. У другім можна паказаць, што "арганізацыя Х накіроўвае фірме Y наступныя дакументы" (далей ідзе спіс) і "просіць падпісаць і выслаць па адрасе", "звяртацца як з канфідэнцыйнымі", "пры неабходнасці выправіць" ... Усё залежыць ад канкрэтнай сітуацыі . Але дзелавой этыкет мае на ўвазе ясныя і празрыстыя правілы гульні. Ваш контрагент не павінен задумвацца, што зрабіць з атрыманымі паперамі, ці ўтрымліваюцца ў іх канчатковыя версіі ці варыянты для абмеркавання. Усё павінна быць напісана чорным па белым.

графічнае афармленне

Суправаджальны ліст да дакументаў звычайна першым трапляецца на вочы контрагенту. Яно не павінна быць доўгім і прасторным. Дастаткова на адной старонцы пазначыць, што ўваходзіць у камплект дакументаў, што адрасантаў просіць зь імі зрабіць і на працягу якога тэрміну, а таксама поўны адрас адпраўніка. Пажадана прасачыць за тым, каб правільна быў названы атрымальнік, не кажучы ўжо пра тое, што памылка ў такой тонкай матэрыі, як дзелавыя адносіны, можа каштаваць вельмі дорага. Недапушчальна выслаць аднаму контрагенту суправаджальны ліст да дакументаў, якія прызначаліся для іншага. Пажадана аформіць яго на фірменным бланку, з подпісамі і пячаткамі, хоць апошняе патрабаванне з'яўляецца неабавязковым. Не варта турбаваць контрагента таксама чытаннем доўгіх пасланняў дробным шрыфтам. Таму суправаджальны ліст павінна быць напісана максімальна лаканічна, чытэльным і акуратна.