Вядзенне кадравага справаводства ад А да Я

Арганізацыя і вядзенне кадравага справаводства - прамы абавязак работнікаў службы персаналу. У сітуацыях стварэння новай арганізацыі, пераўтварэння старой ці іншых варыянтаў рэарганізацыі, кіраўніцтву і аддзелу кадраў трэба ведаць асноўныя моманты працы: навучанне і пошук супрацоўнікаў, прыём, пераклад і звальненне персаналу, а таксама правілы як архіўнага, так і аператыўнага захоўвання дакументаў.

Пісьменная арганізацыя кадравага справаводства як аснова стабільнасці фірмы

У любой арганізацыі, незалежна ад формы ўласнасці, ёсць персанал. Ён адрозніваецца па колькасці і складу, па выконваемых функцый і ўзроўню кваліфікацыі. Задача аддзела кадраў - зрабіць так, каб усе пытанні і праблемы, звязаныя з супрацоўнікамі прадпрыемства, вырашаліся максімальна аператыўна і пісьменна.

Стабільная праца арганізацыі наўпрост залежыць ад яе супрацоўнікаў. Найпершая задача службы персаналу - пісьменны і своечасовы падбор работнікаў, вядзенне кадравага справаводства ў адпаведнасці з законам і своечасовая здача дакументаў у архіў. Гэта аснова стабільнай працы любога прадпрыемства.

Падрыхтоўка персаналу для працы з кадрамі

Інструкцыя па кадравым справаводстве выразна паказвае на неабходнасць мець прафесійную падрыхтоўку спецыялістам па персаналу. Аднак на практыцы часта ўзнікае праблема з падрыхтоўкай работнікаў патрэбнага профілю.

Вышэйшыя і сярэдне-спецыяльныя навучальныя ўстановы не выпускаюць спецыялістаў гэтак вузкай кваліфікацыі, як «кадравае справаводства». Навучанне звычайна адбываецца ўжо на месцы альбо на профільных курсах. Таксама магчымая падрыхтоўка супрацоўніка непасрэдна на працоўным месцы метадам настаўніцтва.

Кадравае справаводства навучанне спецыялістаў мяркуе наступнымі спосабамі:

• перанавучанне на базе другой вышэйшай адукацыі;
• атрыманне вышэйшай адукацыі сумежнага профілю, напрыклад, «дакументазнаўства», «юрыспрудэнцыя», «кіраванне персаналам», «абарона інфармацыі»;
• навучанне на спецыялізаваных доўгатэрміновых курсах (не менш за тры месяцы), з наступнай здачай экзамену;
• практычная праца з наступным рэгулярным павышэннем кваліфікацыі.

Нарматыўныя дакументы, якія рэгламентуюць працу кадравых службаў

Дзейнасць аддзела персаналу і агульная арганізацыя кадравага справаводства вельмі моцна залежыць ад дзеючага заканадаўства і ўнутраных рэгламентуюць дакументаў. Гэтая асаблівасць звязаная з нюансамі працы з вялікай колькасцю персанальных дакументаў, якія часта з'яўляюцца канфідэнцыйнымі.

Справаводства ў кадравай службе рэгламентуецца наступнымі актамі:

• Канстытуцыя, Грамадзянскі і Працоўны кодэксы, а таксама часткова Крымінальны і Сямейны;
• заканадаўчыя акты па профілі арганізацыі ў пытаннях, якія тычацца працы з персаналам;
• нарматыўныя акты мясцовага значэння;
• розныя класіфікатары, правілы і інструкцыі федэральнага ўзроўню;
• ўнутраныя нарматыўныя дакументы, напрыклад, інструкцыя па кадравым справаводстве;
• загады і распараджэнні кіраўніцтва.

Работнікі службы персаналу абавязаны няўхільна выконваць загады нарматыўных актаў і перш за ўсё Працоўнага кодэкса.

Пошук і дакументальнае афармленне супрацоўнікаў

Вядзенне кадравага справаводства пачынаецца з пошуку і афармлення персаналу. Перш за ўсё, неабходна вызначыцца з варыянтамі знаходжання новых супрацоўнікаў. Сярод іх асабліва вылучаюцца наступныя:

• агенцтвы і бюро па працаўладкаванні;
• дзяржаўная служба занятасці;
• кірмашу вакансій;
• навучальныя ўстановы;
• дошкі аб'яў аб пасадах і рэзюмэ на розных рэсурсах;
• іншыя арганізацыі;
• знаёмыя і сябры.

Усе варыянты пошуку супрацоўнікаў маюць свае вартасці і недахопы, работнік аддзела персаналу павінен максімальна выкарыстоўваць усе магчымасці, каб закрыць вакансію.

Калі прэтэндэнт знойдзены, з ім праводзіцца сумоўе. Пажадана, каб яго ход фіксаваўся дакументальна: так лягчэй прыняць узважанае рашэнне аб найманні або адмове. У апошнім выпадку чалавека пісьмова паведамляюць пра прычыну на працягу пяці рабочых дзён. Калі прэтэндэнт падыходзіць на вакантную пасаду, то яго варта залічыць. З гэтага пачынаецца афармленне кадравай дакументацыі на канкрэтнага супрацоўніка.

Этапы афармлення прыёму на працу :

• заключэнне працоўнага кантракта;
• выданне загаду аб прыёме;
• ўнясенне запісы ў працоўную кніжку новага супрацоўніка альбо яе ўстанова;
• афармленне асабістай карткі;
• калі ў арганізацыі прынята - ўстанова асабістай справы;
• азнаямленне і падпісанне работнікам ўнутраных нарматыўных дакументаў і інструкцый.

Уліковы дакументацыя па персаналу (асабістыя карткі, штатны расклад)

Вядзенне кадравага справаводства прадугледжвае абавязковае афармленне ўліковай дакументацыі, у прыватнасці, штатнага раскладу і асабістых картак. Гэтыя дакументы з'яўляюцца абавязковымі для арганізацый усіх формаў уласнасці.

Штатны расклад і колькасць павінна быць актуальным і адказваць патрэбам арганізацыі. У яго ўносяць найменні ўсіх пасадаў, колькасць ставак з указаннем вакансій на дадзены перыяд.

Асабістыя карткі - гэта уніфікаваныя дакументы, якія змяшчаюць у сабе кароткія дадзеныя аб працоўнай дзейнасці работніка і персанальную інфармацыю. Яны падлягаюць строгаму ўліку і адмысловым ўмоў захоўвання, у месцах, прадухіляюць іх псуту і крадзеж.

Загады па асабістаму складу, адрознення і асаблівасці афармлення

Агульнае справаводства ў кадравай працы ў асноўным выяўляецца ў загадах і распараджэннях кіраўніцтва. Гэтыя дакументы могуць дакранацца як асобных супрацоўнікаў, так і ўсяго персаналу ў цэлым. Яны адрозніваюцца па афармленні і асаблівасцям ўвядзення ў дзеянне.

Большасць загадаў і распараджэнняў, якія тычацца канкрэтных дзеянняў з супрацоўнікам, маюць уніфікаваных форму. Яны падлягаюць абавязковаму ўзгадненні з усімі зацікаўленымі асобамі і азнаямленню супрацоўнікам пад распіску. Копіі кадравых распараджэнняў захоўваюцца ў асабістай справе, а арыгіналы ў асобных тэчках.

Часопісы па кадравым справаводстве, правілы афармлення і захоўвання

Для ўліку руху дакументаў справаводства ў кадравай службе мяркуе вядзенне спецыялізаваных часопісаў. Гэта таблічныя дакументы шматстаронкавага фармату, часцей за ўсё уніфікаваныя. Звычайна іх заводзяць альбо ў вялікіх сшытках, альбо набываюць гатовыя ў спецыялізаваных крамах.

Віды кадравых часопісаў:

• рэгістрацыі уваходнай і выходнай дакументацыі, у тым ліку лістоў;
• рэгістрацыі загадаў;
• рэгістрацыі прыбыцця і убыцця супрацоўнікаў у службовых камандзіроўках;
• рэгiстрацыi заяў, уяўленняў, апавяшчэнняў, службовых і службовых запісак;
• рэгістрацыі бланкаў працоўных кніжак, іх ўкладышаў;
• кнігі ўліку рухаў розных кадравых дакументаў і т. д.

Усе часопісы павінны быць у абавязковым парадку прашытыя і апячатаныя, а лісты пранумараваны. Захоўваць іх варта асобна ад усіх дакументаў. Пажадана ў сейфе або спецыяльнай шафе.

Асаблівасці вядзення і захоўвання асабістых спраў

Вядзенне асабістых спраў не з'яўляецца абавязковым. Аднак большасць арганізацый у той ці іншай форме збіраюць дакументы супрацоўніка. Вядома, у адной тэчцы рабіць гэта зручней.

Асабістая справа - гэта комплекс дакументаваных персанальных звестак аб працаўніку, сабраных і сфармаваных у вызначаным парадку. У яго могуць уваходзіць самыя розныя дакументы і копіі:

• копіі загадаў аб працаўніку;
• копіі заяваў;
• копіі дакументаў, якія сведчаць асобу, якія пацвярджаюць кваліфікацыю, адукацыю, ільготы і сямейны стан;
• анкета;
• характарыстыкі і водгукі;
• даведкі і т. д.

Асабістыя справы ўключаюць у сябе персанальную інфармацыю, яны павінны захоўвацца ў баку ад іншых дакументаў. Доступ да іх дазволены толькі строга абмежаванаму колу службовых асоб. Пры звальненні персаналу, асабістыя справы здаюцца на архіўнае захоўванне.

Правілы афармлення, захоўвання і выдачы працоўных кніжак, а таксама ўкладышаў

Усе арганізацыі абавязаны весці працоўныя кніжкі на свой персанал, выключэнне - супрацоўнікі, прынятыя па сумяшчальніцтве. Пры першасным прыёме працадаўца самастойна набывае чыстыя бланкі і робіць у іх першы запіс. На тытульны ліст ўносяць адпаведныя дадзеныя аб працаўніку. Пасля неабходна сачыць за іх актуальнасцю і своечасова ўносіць змены.

На разварот асноўнай часткі ўносяць запісы аб працоўнай і грамадскай дзейнасці работніка, яго прыёме пастаянных перакладах, звальненні. Усе запісы нумаруюцца ў агульным парадку і ўносяцца на падставе загаду. Запіс аб звальненні суправаджаецца адбіткам друку арганізацыі і подпісам кіраўніка.

Запісы ў працоўнай кніжцы робяцца ад рукі, сіняй шарыкавай ручкай, выразным і зразумелым почыркам. Уважліва сочыце за актуальнасцю і пэўнасцю ўносяцца дадзеных. Калі неабходна выправіць звесткі, то іх трэба акуратна закрэсліць адной рысай і ўнесці актуальную інфармацыю. Дадзенае дзеянне абавязкова пацвярджаецца подпісам кіраўніка і пячаткай.

Захоўваюць працоўныя кніжкі асобна ад іншых дакументаў, у сейфе. Забаронена выдаваць іх на рукі працаўнікам або трэцім асобам без спецыяльнага пастановы адказных органаў.

Асаблівасці аператыўнага і архіўнага захоўвання кадравых дакументаў

Захоўванне кадравых дакументаў вызначаецца іх асаблівай значнасцю. Яны ўтрымліваюць персанальныя звесткі і з'яўляюцца канфідэнцыйнымі. Такія дадзеныя не падлягаюць несанкцыянаванага разгалашэнню. У адваротным выпадку на работнікаў кадравай службы і кіраўніка арганізацыі накладаецца штраф.

Для арганізацыі правільнага захоўвання кадравых дакументаў у службе кадраў пажадана мець асобнае памяшканне. Уваход у яго павінен быць адзін і абавязкова абсталяваны металічнымі дзвярамі з сігналізацыяй.

Самі дакументы павінны захоўвацца ў металiчных шафах цi сейфах. Варта пазбягаць доступу сонечнага святла і пылу, а таксама перападу тэмператур і занадта вялікай вільготнасці. Гэтыя простыя дзеянні дапамогуць захаваць персанальныя дадзеныя.