Дакументы касавыя: афармленне, праверка, захоўванне. Парадак афармлення першасных касавых дакументаў

Касавымі дакументамі з'яўляюцца паперы, якія складаюцца ў сувязі з перамяшчэннем грашовых сродкаў юрыдычнай асобы або індывідуальнага прадпрымальніка. Іх бланкі зацверджаны Дзяржкамстат. Разгледзім далей, якія касавыя дакументы могуць выкарыстоўваць прадпрыемства.

ордэра

Яны выступаюць як першасныя касавыя дакументы. Ордэра могуць быць прыходна або расходнымі. Першыя прымяняюцца пры паступленні наяўнасьці. Выпісваецца прыходны ордэр ў адным экзэмпляры супрацоўнікам бухгалтэрыі і падпісваецца гл. бухгалтарам або службовай асобай, упаўнаважаным на гэта. У выпадку адсутнасці адказных службоўцаў, завізаваць першасныя касавыя дакументы можа кіраўнік юрыдычныя асобы або непасрэдна сам індывідуальны прадпрымальнік. Квітанцыя да прыходнага ордэры павінна быць падпісаная ўпаўнаважанымі асобамі (бухгалтарам і касірам), заверана штампам (друкам). Акрамя гэтага, яна праходзіць рэгістрацыю ў адпаведным журнале. Квітанцыя прадастаўляецца суб'екту, які здаў грошы. Непасрэдна сам прыходны ордэр застаецца ў касе. Расходная папера запаўняецца пры выдачы наяўнасці. Неабходна сказаць, што дакументы касавыя складаюцца ў выпадку выкарыстання прадпрыемствам як традыцыйных спосабаў апрацоўкі інфармацыі, так і сродкаў Вт. Расходны ордэр, як і прыходны, выпісваецца ў 1 экзэмпляры. Ён таксама павінен быць завізаваў ўпаўнаважанымі асобамі і прайсці рэгістрацыю ў адпаведным журнале.

запаўненне

Як аформіць касавыя дакументы, названыя вышэй? Запаўненне ажыццяўляецца наступным чынам:

1. У радку "Падстава" называецца гаспадарчая аперацыя.
2. У графе "У тым ліку" прастаўляецца сума ПДВ. Яе запісваюць лічбамі. Калі паслугі, тавары ці праца не абкладаецца падаткам, то ў радку паказваюць "без ПДВ".
3. У радку "Дадатак" павінны быць пералічаныя суправаджаюць і іншыя паперы, з указаннем дат іх складання і нумароў.
4. У графе "Крэдыт, код падраздзялення" прастаўляецца адпаведнае абазначэнне структурнага аддзела, на які прыходзіцца сродкі.

рэгістрацыя

Дакументы касавыя павінны ўлічвацца ў спецыяльным журнале. У ім рэгіструюцца як прыходныя / расходныя ордэры, так і паперы, якiя iх замяняюць. Да апошніх, напрыклад, адносяць аплатныя ведамасці, заявы на выдачу сродкаў, рахункі і іншыя. Пры гэтым варта ўлічыць, што расходныя ордэры, якія аформленыя на разлікова-плацежных ведамасцях па зарплаце і іншым, прыраўнаваным да яе сумах, павінны рэгістравацца пасля выдачы плацяжоў.

касавая кніга

Яна выкарыстоўваецца для ўліку выдачы і паступлення наяўнасці. Кніга нумаруецца, прашнуроўваецца і завяраецца пячаткай, якая ставіцца на апошняй старонцы. Тут жа робіцца запіс, якая ўказвае на колькасць лістоў. На апошняй старонцы павінны стаяць подпісы гл. бухгалтара і кіраўніка прадпрыемства. Кожны ліст кнігі падзяляецца на 2 роўныя часткі. Адна (з гарызантальнай линовкой) павінна быць запоўненая як першы, іншая - як другі асобнік. Апошняя афармляецца з адваротным і асабовага боку з выкарыстаннем капірку. Абодва асобніка нумаруюцца адным лікам. Першыя застаюцца ў кнізе, а другія - адрыўныя. Апошнія выступаюць як справаздачныя касавыя дакументы. Да канца ўсіх аперацый за бягучы дзень яны не адрываюцца. Запісы пачынаюць на адным баку першага асобніка пасля графы "Астатак на пачатак дня". Перад запаўненнем ліст неабходна сагнуць уздоўж лініі адрыву. Отрезным частка пры гэтым падкладаецца пад тую, якая застаецца ў кнізе. Для ўнясення звестак пасля "Пераносу", адрыўны бок накладваецца на асабовы бок другога асобніка. Запісы працягваюць па гарызантальнай линовке адваротнага боку неадрыўна часткі.

дадатковыя дакументы

Касавыя аперацыі могуць рэгістравацца рознымі паперамі. У якасці адной з іх, напрыклад, выступае авансавы справаздачу. Ён выкарыстоўваецца для ўліку сродкаў, якія выдаюцца падсправаздачным асобам для здзяйснення адміністрацыйна-гаспадарчых расходаў. Як складаюцца такія дакументы? Касавыя аперацыі такога тыпу ўлічваюцца непасрэдна падсправаздачным асобай, а таксама работнікам бухгалтэрыі. Авансавыя справаздачы складаюцца на папяровым альбо машынным носьбіце. Афармленне касавых дакументаў ажыццяўляецца строга ў адпаведнасці з правіламі. Кожны бланк запаўняецца ў адным экзэмпляры. На адваротным яго баку падсправаздачны асоба паказвае пералік папер, якімі пацвярджаюцца вырабленыя траты. Да іх, напрыклад, адносяць камандзіровачныя пасведчанне, транспартныя накладныя, чэкі, квітанцыі і інш. Тут жа суб'ект паказвае сумы выдаткаў. Паперы, якія прыкладаюцца да справаздачы, павінны быць пранумараваны ў парадку іх пералічэння. Праверка касавых дакументаў ажыццяўляецца работнікамі бухгалтэрыі. Супрацоўнікі, у прыватнасці, праводзяць рэвізію мэтавага расходавання сродкаў, паўнату прадастаўленых апраўдальных папер, правільнасць іх запаўнення і разліку сум. На адваротным часткі паказваюцца выдаткі, якія прынятыя да ўліку, рахункі, у дэбет якіх яны запісваюцца.

важныя нюансы

Рэквізіты, якія адносяцца да замежнай валюце (стар. 1а на асабовай часткі і графы 6 і 8 на адваротным баку), неабходна запаўняць толькі ў тым выпадку, калі падсправаздачны асоба атрымлівае сродкі не ў рублях. Авансавы справаздачу пасля праверкі павінен быць зацверджаны кіраўніком прадпрыемства або ўпаўнаважанай ім асобай. Толькі пасля гэтага ён прымаецца да ўліку. Калі аванс быў выкарыстаны не цалкам, падсправаздачны асоба здае рэшту назад у касу. Пры гэтым запаўняецца прыходны ордэр. У адпаведнасці са звесткамі зацверджанага справаздачы ажыццяўляецца спісанне сродкаў.

Разлікова-аплатныя ведамасці

Афармленне касавых дакументаў ажыццяўляецца пры разліках і выплаце зарплаты работнікам прадпрыемства. Бухгалтэрыя складае адпаведную ведамасць у 1 экземпляры. Налічэнне аплаты працы вырабляецца згодна з інфармацыяй, прысутнай у першаснай дакументацыі па ўліку адпрацаванага фактычна часу, выпрацоўкі і пр. У радках "Налічана" паказваюцца сумы ў адпаведнасці з відамі аплат з фот. Тут жа прастаўляюцца іншыя даходы (матэрыяльныя і сацыяльныя выгоды), прадастаўленыя супрацоўніку, пагашаныя за кошт прыбытку прадпрыемства і якія падлягаюць уключэнню ў абкладалася базу. Разам з гэтым ажыццяўляецца разлік утрыманняў з заробку і усталёўваецца сума да выдачы на рукі работніку. На тытульнай старонцы ведамасці прастаўляецца агульная сума, якая падлягае выплаце супрацоўнікам. Кіраўнік прадпрыемства павінен падпісаць дазвол на выдачу зарплаты. У выпадку яго адсутнасці дадзены дакумент выдаецца ўпаўнаважаным работнікам. У канцы ведамасці прастаўляюцца сумы ашчаджалі і выдадзенай зарплаты. Па заканчэнні перыяду, устаноўленага для выплаты сродкаў работнікам, насупраць прозвішчаў якія не атрымалі грошай супрацоўнікаў у графе 23 ставіцца пазнака "ашчаджалі". Па выдадзенай суме складаецца расходны ордэр. Яго нумар і дата запаўнення павінны быць паказаны ў разлікова-аплатнай ведамасці на апошнім аркушы.

Даведка-справаздачу

У гэты дакумент ўносяцца паказанні лічыльнікаў ККМ і выручкі за змену (раб. Дзень). Даведка-справаздачу запаўняецца ў 1 экзэмпляры штодня. Касір-операционист павінен падпісаць яго і здаць галоўнаму службовай асобе (кіраўніку прадпрыемства). Пры гэтым запаўняецца прыходны ордэр. У невялікіх кампаніях грошы здаюцца непасрэдна інкасатарам. Пры перадачы наяўнасці запаўняюцца адпаведныя касавыя дакументы банка. Выручка за змену (раб. Дзень) усталёўваецца ў адпаведнасці паказчыкамі падсумоўваючых лічыльнікаў на пачатак і завяршэнне дня. Пры гэтым адымаюцца вернутыя кліентам сумы па нявыкарыстаным чэках. Устаноўленая выручка пацвярджаецца загадчыкамі аддзеламі. У прыняцці сродкаў у справаздачы распісваецца старэйшы касір, а таксама кіраўнік прадпрыемства. Даведка-справаздачу выступае ў якасці падставы для складання зводных "Звестак па сведчаннях лічыльнікаў ККМ і выручцы кампаніі".

часопіс операциониста

Гэты дакумент неабходны для ўліку расходу і прыходу наяўнасці па кожнай ККМ прадпрыемства. Часопіс таксама выступае ў якасці кантрольна-рэгістрацыйнага справаздачы паказанняў лічыльнікаў. Гэты дакумент прашнуроўваецца, нумаруецца і змацоўваецца подпісамі гл. бухгалтара, кіраўніка кампаніі, а таксама падатковага інспектара. Часопіс таксама завяраецца пячаткай прадпрыемства. Усе запісы ўносяцца операционистом кожны дзень. Парадак афармлення касавых дакументаў не дапускае падчыстак і памылак у часопісе. Усе унесеныя выпраўлення павінны быць узгоднены і завераныя подпісамі ўпаўнаважаных асоб. У выпадку супадзення паказанняў яны заносяцца ў часопіс за бягучую змену на пачатак працы. Гэтыя дадзеныя павінны быць завераныя подпісамі дзяжурнага адміністратара і касіра. У радку 15 паказваюць сумы, якія ўпісаны па вернутым кліентамі чэках. Інфармацыя для гэтага бярэцца з адпаведнага акта. У гэтай жа графе паказваюць лік надрукаваных на працягу змены нулявых чэкаў. Па заканчэнні працоўнага дня операционист фармуе выніковая справаздача за змену і з ім здае атрыманую выручку. Пры гэтым складаецца прыходны ордэр. Пасля таго як паказанні лічыльнікаў будуць знятыя, праверана фактычная сума паступленняў, адпаведны запіс робіцца ў часопісе. Яна пацвярджаецца подпісамі кіраўніка (дзяжурнага адміністратара), старэйшага касіра і операциониста. У выпадку выяўлення разыходжанняў паміж сумамі, названымі на кантрольнай стужцы і аб'ёмам выручкі, выяўляецца прычына ўтварылася розніцы. Выяўленыя лішкі альбо нястача запісваецца ў адпаведныя радкі часопіса.

Дадзеныя пра сведчанні лічыльнікаў ККМ і выручцы

Яны выкарыстоўваюцца для фарміравання зводнай справаздачы за бягучую змену. Гэтыя дадзеныя выступаюць у якасці дадатку да даведкі операциониста, якая складаецца штодня. Звесткі аб паказаннях і выручцы фармуюцца ў адным экзэмпляры. Разам з расходнымі і прыходны ордэр, даведкі-справаздачамі операционистов яны перадаюцца ў бухгалтэрыю прадпрыемства да наступнай змены. У ўзор касавых дакументаў, у адпаведнасці з паказаннямі лічыльнікаў, на пачатак і завяршэнне працоўнага дня па кожнай ККМ ўключаецца разлік выручкі. Пры гэтым, у ліку іншага, паказваецца яе размеркаванне па аддзелах. Апошняе павінна быць пацверджана подпісамі загадчыкаў. У канцы запоўненай табліцы выводзяцца вынікі па сведчаннях лічыльнікаў ўсіх ККМ, а таксама сумуецца выручка прадпрыемства з размеркаваннем сродкаў па аддзелах. У адпаведнасці з актамі, паказваецца агульны аб'ём грошай, які быў выдадзены кліентам па вернутым імі чэках. На гэтую суму памяншаецца агульная выручка кампаніі. Звесткі павінны быць падпісаны старэйшым касірам і кіраўніком прадпрыемства.

Рэкамендацыі па запаўненні

Пры афармленні касавых дакументаў неабходна прытрымлівацца парадку, вызначанага заканадаўчымі і іншымі нарматыўнымі актамі. Акрамя гэтага, існуе некалькі досыць простых правілаў, выкананне якіх дазволіць пазбегнуць недакладнасцяў пры запаўненні папер:

1. Суму пропіссю заўсёды варта паказваць з загалоўнай літары. Капейкі пры гэтым дапускаецца запісваць лічбамі. Напрыклад: Васемнаццаць тысяч рублёў 10 капеек.
2. Паперы могуць быць запоўненыя як ад рукі, так і з выкарыстаннем тэхнічных сродкаў (кампутара, напрыклад).
3. Нарматыўныя акты дапускаюць карэкціроўку інфармацыі ў касавых дакументах. Аднак пры гэтым неабходна выконваць шэраг патрабаванняў. Няслушную запіс варта акуратна закрэсліць адной лініяй. Побач або (калі гэта магчыма) над ёй паказваюцца верныя звесткі. Тут жа варта зрабіць прыпіску: "выпраўленне верыць", "закрэслена несапраўднае" альбо "Дакладна". Побач з гэтай запісам павінны стаяць подпісы гл. бухгалтара і кіраўніка арганізацыі (або індывідуальнага прадпрымальніка).
4. Пры наяўнасці памылак, падчыстак, замазванне "штрыхом" і іншых аналагічных спосабаў выпраўлення дакумент лічыцца несапраўдным.

дадатковыя правілы

Захоўванне касавых дакументаў, у адпаведнасці з дзеючым заканадаўствам, ажыццяўляецца на працягу 5 л. Падлік гэтага тэрміну пачынаецца ад 1 студзеня таго года, які ідзе за перыядам завяршэння справаводства. Гэтае правіла лічыцца агульным. Для разлікова-плацежных ведамасцей устаноўлены спецыяльны парадак. Калі ў супрацоўнікаў адсутнічаюць асабовыя рахункі, названыя паперы ўтрымліваюцца на прадпрыемстве на працягу 75 гадоў. Па заканчэнні гэтага тэрміну ўсю дакументацыю дапускаецца перадаць у архіў альбо знішчыць, калі па ёй адсутнічаюць судовыя справы, рознагалоссі або спрэчкі. Пры працы з паперамі неабходна выконваць наступныя правілы:

1. Фарміраванне дакументаў у сшыўшы павінна ажыццяўляцца за кожны дзень не пазней наступнага працоўнага альбо першага выхаднога дня.
2. Перад перадачай папер у архіў павінна быць зроблена іх вопіс.
3. Кантроль фарміравання спраў вырабляецца або касавым работнікам, або непасрэдным кіраўніком прадпрыемства.
4. У працэсе стварэння сшыўшы паперы збіраюцца па ўзрастанні нумароў л / рахункаў (спачатку па Дэбет, потым - па крэдыце).

Адказнасць за захаванасць касавых дакументаў ускладаецца на кіраўніка прадпрыемства. У выпадку невыканання названых вышэй правілаў да парушальніка можа быць ўжыта адміністрацыйнае пакаранне ў выглядзе грашовага спагнання. Памер штрафу ўстанаўліваецца ў адпаведнасці з нормамі заканадаўства.

заключэнне

Вядзенне касавай дакументацыі лічыцца дастаткова адказнай працай. Да запаўненні папер неабходна падыходзіць з усёй адказнасцю. Касавыя дакументы выкарыстоўваюцца пры абагульненні розных дадзеных, складання справаздачнасці, уліку. У гэтай сувязі памылкі, дапушчаныя на пачатковых стадыях фіксавання аперацый, могуць прывесці да сур'ёзных скажэнняў ў выніковых паперах. Супрацоўнік, які прызначаецца на пасаду адказнага за афармленне касавых дакументаў, павінен валодаць адпаведнымі ведамі і досведам. Неабходна памятаць, што ўсе паперы, якія запаўняе операционист, праглядаюцца старэйшымі службовымі асобамі і зацвярджаюцца кіраўніком кампаніі. Асаблівую ўвагу неабходна надаваць рэгістрацыі дакументаў. Запісы ў часопісах і кнігах павінны здзяйсняцца ва ўстаноўленыя тэрміны ў адпаведнасці з правіламі. Паколькі касавыя дакументы выкарыстоўваюцца пры складанні справаздач, усе выпраўленні ў іх ажыццяўляюцца строга ў вызначаным парадку. Пры незахаванні ўсталяваных правіл паперы губляюць сваю сілу, а звесткі ў іх не могуць выкарыстоўвацца кампаніяй у далейшай кіраўніцкай працы.