Што такое дакумент? Тыпы дакументаў арганізацыі. кадравае справаводства

Паператворчасцю займаецца любое прыватнае і дзяржаўнае прадпрыемства. Без яго проста немагчыма весці любы ўлік. Пры працы часта выкарыстоўваюцца такія паняцці, як «Нарматыўка», «кадры», «формы», «ўзоры», «дакумент». Тыпы дакументаў падпадзяляюцца на некалькі відаў у залежнасці ад прызначэння. Разгледзім асноўныя з іх, а больш падрабязна спынімся на кадравым справаводстве.

вядзенне ўліку

Дзейнасць любой арганізацыі немагчымая без дакументальнага суправаджэння. Акрамя спецыфічных бухгалтарскіх і кадравых папер, існуе і шэраг іншых. Усе яны падпадзяляюцца на пэўныя віды і маюць адпаведны ім тып. Разгледзім, што азначае паняцце "дакумент". Тыпы дакументаў любога зместу вельмі падобныя паміж сабой дзякуючы наяўнасці аднолькавых элементаў. Інфармацыя, фармалізаваная па адзіных патрабаванням, дазваляе сістэматызаваць дадзеныя і нашмат спрашчае дзейнасць арганізацыі. Ніжэй прыведзены пералік атрыбутаў, прысутных на асноўных паперах арганізацыі, незалежна ад таго, у якім выглядзе яны выкананы - у папяровым або электронным.

Абавязковыя элементы дакумента

Любая аформленая нарматыўным чынам інфармацыя павінна адпавядаць асаблівым патрабаванням знешняга выгляду і зместу. На дакуменце абавязкова павінен прысутнічаць шэраг атрыбутаў:

- Дата. Актуальнасць інфармацыі прадстаўлена гэтым галоўным паказчыкам.

- Нумар. Ствараецца звычайна па зацверджанай наменклатуры ці ж можа непасрэдна змяняцца разам з іншымі паказчыкамі, напрыклад датай.

- Найменне органа, які стварыў дакумент. Як правіла, гэтыя дадзеныя ў адной арганізацыі не змяняюцца, паказваецца толькі структурная прыналежнасць.

- Друк. Яе адсутнасць на дакуменце робіць яго неправамоцным. У большасці выпадкаў на дакуменце гэты элемент непарыўна звязаны з наступным атрыбутам.

- Подпіс. Запэўненне інфармацыі дадзеных чынам з'яўляецца асноўным пацвярджэннем правільнасці дадзеных. Але ручнога або электроннага «росчырка» службовай асобы на дакуменце бывае недастаткова. Афіцыйнае ўступленне ў сілу ў большасці выпадкаў адбываецца толькі пры наяўнасці друку.

- Штамп. Не мае такой юрыдычнай сілы, як друк. Змяшчае інфармацыю аб найменні арганізацыі і яе рэквізітах. Але галоўнае яго прызначэнне - ўлік якая адпраўляецца інфармацыі шляхам прастаўлення даты і парадкавага нумара.

Формы дакументаў для ўзаемадзеяння з іншымі арганізацыямі

Уся інфармацыя, якая паступае ў навакольнае асяроддзе ад дадзенай арганізацыі, павінна ўлічвацца і звычайна называецца якая зыходзіць допісам. Галоўнымі атрыбутамі на такіх дакументах з'яўляюцца штамп, друк і подпіс. Паказаная дата рэгіструецца ў спецыяльных часопісах, што робіць ўлік сістэматызаваны. Да асноўных формаў дакументаў для ўзаемадзеяння з іншымі арганізацыямі ставяцца дзелавыя лісты, звароты, рэкламацыі. Ўлік атрымання такіх папер у якасці уваходнай карэспандэнцыі таксама праводзіцца ў выглядзе рэгістрацыі з прысваеннем даты і нумара.

Ўнутраны дакумент. Тыпы дакументаў, якія рэгулююць дзейнасць арганізацыі і адносіны з работнікамі

Адлюстраванне ўзаемадзеяння ўнутры прадпрыемства праяўляецца ў адным з відаў руху і падачы інфармацыі:

1. Унутраныя нарматыўныя і бягучыя дакументы. Да іх ставяцца акты, загады, пратаколы і іншыя паперы, якія рэгулююць і якія адлюстроўваюць дзейнасць арганізацыі.

2. Паперы тыпу "арганізацыя - работнік». Любыя з іх можна назваць агульным паняццем «кадравы дакумент». Тыпы дакументаў па ўліку персаналу падпадзяляюцца на два выгляду ўзаемадзеяння:

- ад арганізацыі да работніка;

- ад работніка да арганізацыі.

Асноўны пералік уключае заявы, загады, пратаколы, акты, інструкцыі, даверанасці, рэзюмэ і інш. Узоры дакументаў названых катэгорый у кожнай арганізацыі могуць адрознівацца адзін ад аднаго, але ўсё ж тыповыя па сваім змесце. Ўлік дзейнасці павінен весціся па агульным патрабаванням. Да пераліку абавязковых дакументаў аддзела кадраў адносяцца:

- Лакальныя нарматыўныя акты. Яны ўключаюць у сябе: расклад працы, штатны расклад, графікі адпачынкаў, правілы распарадку, дакументы па апрацоўцы персанальных дадзеных работнікаў, ўлік аплаты працы.

- Бягучыя дакументы. Гэта дагаворы, рэгістрацыйныя дадзеныя, ўлік кадраў і адпрацаванага часу, распарадчыя звесткі і інш.

Усе дакументы арганізацыі ўключаныя ў наменклатуру і маюць адпаведны ёй код.

віртуальныя дакументы

Дзякуючы сучаснаму тэхнічнаму прагрэсу ў апошні час вядзенне спраў становіцца цалкам аўтаматызаваным. Фактычна дакументаабарот з'яўляецца ва ўсіх арганізацыях на 100% электронным. Але пры гэтым значная частка ўсё ж выдае на паперы. З увядзеннем правы на электронны подпіс і яе юрыдычнай законнасці плануецца ў будучыні цалкам адмовіцца ад матэрыяльных носьбітаў інфармацыі. Гэта значыць дзелавое зносіны і абмен дадзенымі будзе віртуальным. Гэта дазволіць значна зэканоміць час і зменшыць працягласць перыядаў на рух папер паміж арганізацыямі.