Офіс менеджэр. Службовыя абавязкі

На пасадзе "Офіс-менеджэр" большасць працадаўцаў бачаць работніка, які выконвае даволі шырокі круг абавязкаў. Мэта ўвядзення ў штатны расклад гэтай адзінкі - забеспячэнне бесперабойнай работы офіса або нават некалькіх службаў, якія адказваюць за гэта. Калі патрэбен не звычайны сакратар, які адказвае на званкі, які прымае пошту і наведвальнікаў, то, вядома, офіс-менеджэр - гэта кіраўнік, так як дадзеным работніку неабходныя пэўныя паўнамоцтвы і ўлада. Без гэтага ён не зможа эфектыўна выконваць ускладзеныя на яго абавязкі.

У рамках сваёй асноўнай задачы, пералік абавязкаў, якія павінен выконваць офіс-менеджэр, павінен ахопліваць, як мінімум пяць кірункаў. Пры гэтым трэба разумець, што офіс - гэта не памяшканне, дзе сядзіць начальнік, а месца, дзе яшчэ выконваюцца адміністрацыйна-кіраўнічыя функцыі. І значыць, іх якасць і тэрміны выканання будуць залежаць ад таго, як будзе пабудавана праца офіс-мэнэджэра.

Кіраўнічыя абавязкі. У іх уваходзіць планаванне працы офіса, арганізацыя яго структуры, кіраўніцтва службоўцамі, ўкараненне карпаратыўнай культуры, распрацоўка палітыкі зносін з контрагентамі і кантроль за яе выкананнем.

Адміністрацыйныя функцыі. Яны ахопліваюць арганізацыю справаводства, наладжванне ўзаемаадносін паміж службамі, размеркаванне офісных плошчаў паміж супрацоўнікамі.

Гаспадарчыя абавязкі. Офіс-менеджэр павінен арганізоўваць набыццё офіснай тэхнікі, канцылярыі, расходных матэрыялаў, гаспадарчага інвентара. Акрамя таго, ён павінен забяспечыць ўборку офісных памяшканняў, тэхнічнае абслугоўванне аргтэхнікі, своечасовую выплату камунальных плацяжоў, арэнднай платы і да т.п.

Кантрольныя абавязкі. Гэта напрамак дзейнасці ўключае ў сябе правядзенне аўдытаў, рэвізій, інвентарызацыі матэрыяльных каштоўнасцяў, дакументацыі.

Справаздачныя. У іх уваходзіць падрыхтоўка справаздачнай дакументацыі (інфармацыі) для кіраўніка.

У залежнасці ад памеру арганізацыі гэты супрацоўнік можа быць асобным выканаўцам, надзеленым кіруючымі паўнамоцтвамі (для невялікіх фірмаў), а можа ўзначальваць цэлую службу. Пры гэтым кіраўніку арганізацыі варта разумець, што жаданне ўніверсалізацыі супрацоўнікаў, абвінавацілі ў іх абавязкі рэчаў, якія ляжаць у кампетэнцыі іншых службаў, не заўсёды апраўдана. Напрыклад, то загрузка падобнага работніка бухгалтэрыяй, кіраваннем персаналам і да т.п. Падобнае змешванне звычайна негатыўна адбіваецца на якасці працы. Прычына гэтага ляжыць у тым, што дадзеныя абавязкі значна шырэй, чым абавязкі па забеспячэнні працы офіса, яны праймаюць ўсю арганізацыю ў цэлым. Таму, складаючы рэзюмэ, офіс-менеджэр павінен рабіць акцэнт на вопыце работы і навыках па прыведзеных вышэй пяці напрамках дзейнасці, а не размазваць іх на занадта шырокае кола абавязкаў часцяком, не звязаных з забеспячэннем працы офісу. Пры гэтым працадаўца, які шукае кваліфікаванага супрацоўніка ў гэтай сферы, не павінен забываць, для чаго яму гэты працаўнік патрэбен, і не вылучаць залішніх, якія не адносяцца да асноўнай функцыі патрабаванняў.