Правы і абавязкі сакратара-рэферэнта

Многія да канца не ведаюць, якія абавязкі сакратара. Аднак варта выразна разумець, што менавіта ўваходзіць у службовую інструкцыю дадзенага супрацоўніка, перш чым ўладкоўвацца на працу. Такая прафесія як сакратар ўпершыню з'явілася яшчэ ў Старажытным Рыме. Прычым пасаду гэтая лічылася важнай і надзяляла чалавека вялікай уладай, таму выконваць абавязкі сакратара мог толькі мужчына. Толькі да канца 19 стагоддзя жанчыны атрымалі магчымасць займацца канцылярскай працай.

Дзякуючы сучаснаму кінематографу ў шматлікіх можа скласціся меркаванне, што жанчына на дадзенай пасадзе займаецца толькі ўласным знешнім выглядам, падрыхтоўкай кавы і нескладанай працай з дакументамі. Аднак абавязкі сакратара досыць шырокія, пачынаючы ад абсалютнага валодання кампутарнымі праграмамі, сканчаючы правіламі бізнес-этыкету і працы з кліентамі. Калі вы вырашылі спасцігнуць усе тонкасці прафесіі, то варта быць гатовым да адсутнасці выразнага працоўнага дня і абсалютна ненармаваны графіку працы. Бо вам трэба будзе цалкам падбудавацца пад асаблівасці дзейнасці фірмы і звыклы распарадак начальніка.

На самай справе абавязкі сакратара-рэферэнта мяркуюць наяўнасць вышэйшай адукацыі, свабоднае валоданне ангельскай мовай, бо памочнік кіраўніка ў пэўным сэнсе з'яўляецца яго тварам, галоўнай складнікам рэпутацыі кампаніі. Распаўсюджаны вобраз сэксуальнай, але малаадукаванай жанчыны ў жыцці зусім бескарысны, бо да такога кіраўніку не будзе сур'ёзна ставіцца ні адзін партнёр або кліент.

Такім чынам, у чым жа складаюцца функцыянальныя абавязкі сакратара? У першую чаргу, на дадзенай пасадзе неабходна прымаць уваходныя званкі і даваць кваліфікаваны адказ на ўсе пытанні. Для таго каб быць дасведчанай, варта дакладна ведаць расклад начальніка, а таксама разумець тонкасці спецыфікі дзейнасці кампаніі. Адказ на любы тэлефонны званок павінен праводзіцца з выкарыстаннем ўстойлівых выразаў, гэта значыць, казаць трэба ад трэцяй асобы. Людзі бываюць рознымі, а сакратару неабходна ў кожнай сітуацыі ўмець захоўваць самавалоданне і не апускацца да грубасці або павышэння тоны. Такім чынам, культура зносін лічыцца адным з першарадных момантаў.

Акрамя таго, трэба разумець, што менавіта праз сакратара праходзіць вялікая колькасць розных дакументаў, якія тычацца асноўнай дзейнасці фірмы і непасрэдна належаць кіруючаму складу. Неабходна валодаць уменнем ў кароткія тэрміны сістэматызаваць паток паступаюць дакументаў, каб пры неабходнасці знайсці патрэбную тэчку. Своечасова арганізаваць эфектыўную зладжаную працу таксама з'яўляецца найважнейшым уменнем, так як у абавязкі сакратара ўваходзіць прыём наведвальнікаў, у тым ліку арганізацыя незапланаваных сустрэч.

У некаторых фірмах на плечы дадзенага супрацоўніка ўскладзена адказнасць за кантролем наяўнасці канцтавараў, якія забяспечваюць нармальную працу не толькі ў сакратарыяце, але і ва ўсім офісе. Ну і вядома, даводзіцца закупляць элементарныя прадукты, так як для падтрымання іміджу фірмы гасцям варта прапаноўваць чай, кава і закускі. Для кіраўніка вельмі важна знайсці работніка, які ўмее дакладна і своечасова выконваць яго ўказанні, забяспечваючы эфектыўную працу офіса. Пісьменны сакратар павінен быць кампетэнтны ў шэрагу фінансавых пытанняў, так як вельмі часта даводзіцца запаўняць фінансавыя дакументы і накіроўваць іх у іншыя інстанцыі. Натуральна, пры дапушчэньні памылак пакутуе твар кампаніі.

Такім чынам, разумны кіраўнік самастойна разглядае кожную кандыдатуру на пасаду сакратара. Падчас правядзення гутаркі ён спрабуе зразумець, наколькі утвораны чалавек, коммуникабелен і здольны прымаць рашэнні ў экстрэмальных сітуацыях.