Службовая інструкцыя офіс менеджэра і некаторых іншых супрацоўнікаў прадпрыемства

Службовая інструкцыя з'яўляецца вызначэннем службовых абавязкаў, паўнамоцтваў, адказнасці і ўмоў працы супрацоўнікаў прадпрыемства ў адпаведнасці з іх спецыялізацыяй.

Для ажыццяўлення ўзаемадзеяння з кліентамі, а таксама для выканання адміністрацыйна-кіраўніцкіх задач у структуры арганізацыі, фармуецца адасоблены аддзел - офіс. Адным з кіруючых супрацоўнікаў гэтай частцы прадпрыемства з'яўляецца офіс-менеджэр.

Службовая інструкцыя офіс-мэнэджэра спалучае ў сабе забеспячэнне і арганізацыю працы офіса, а таксама ўзаемадзеянне з астатнімі падраздзяленнямі, наяўнымі на прадпрыемстве.

Падпарадкоўваючыся непасрэдна кіраўніцтву (дырэктару) прадпрыемства, адміністратар офіса займаецца закупкай, усталяваннем і уводам у эксплуатацыю офіснай тэхнікі, распрацоўкай і складаннем графікаў ажыццяўлення яе прафілактычнага і бягучага рамонту, спісаннем і ўтылізацыяй якое выпрацавала рэсурс абсталявання.

Службовая інструкцыя офіс-мэнэджэра таксама ўключае ў сябе:

1. Забеспячэнне падрыхтоўкі і арганізацыі працы офіса.
2. Заключэнне дагавораў на пастаўку расходных матэрыялаў.
3. Вядзенне бюджэту выдаткаў, арганізацыя плацяжоў і афармленне даверанасцяў.
4. Інвентарызацыю офіснага гаспадаркі.
5. Арганізацыю дакументаабароту офіса, прыёму і рассыланні карэспандэнцыі.
6. Арганізацыю неабходнага абслугоўвання кліентаў прадпрыемствы, правядзенне дзелавых перамоў з дакументальным іх афармленнем і наступным аналізам.
7. Каардынацыю і кантроль працы супрацоўнікаў офіса, размеркаванне паміж імі службовых абавязкаў з правядзеннем рэгулярнага аналізу эфектыўнасці іх работы.
8. Распрацоўку і ўкараненне сістэм дысцыплінарнай адказнасці і матывацыі супрацоўнікаў офіса, а таксама кантроль іх рэалізацыі.
9. Аказанне ў межах сваіх паўнамоцтваў дапамогі супрацоўнікам пры ўзніклі рабочых цяжкасцях.
10. Каардынацыю падрыхтоўкі да завяршэння і пачатку новага працоўнага дня.
11. Падрыхтоўку справаздач.

У некаторых выпадках службовая інструкцыя адміністратара офіса можа ўключаць ажыццяўленне кантролю над офісным афармленнем, падрыхтоўку і выпуск азнаямленчых матэрыялаў для выдачы кліентам.

Службовая інструкцыя офіс-мэнэджэра вызначае яго працоўнай распарадак і ступень яго адказнасці. Супрацоўнік можа быць прыняты або вызвалены ад пасады загадам кіраўніцтва прадпрыемства. Паводле ўсталяванага парадку прызначаецца асоба, якая выконвае абавязкі адміністратара офіса ў яго адсутнасць. Службовая інструкцыя офіс-мэнэджэра прадугледжвае таксама выезд супрацоўніка ў камандзіроўкі.

У структуры прадпрыемствы існуе спецыялізаваны аддзел, які забяспечвае кіраванне супрацоўнікамі прадпрыемстваў у адпаведнасці з усталяванай у арганізацыі кадравай палітыкай.

Службовая інструкцыя аддзела кадраў ўключае ў сябе наступныя асноўныя палажэнні:

1. Працу па падборы, прыёме і размяшчэнні супрацоўнікаў неабходных спецыяльнасцяў, прафесій і кваліфікацыі.
2. Арганізацыю атэстацыі супрацоўнікаў, вызначэнне работнікаў, якія падлягаюць атэстацыі паўторна.
3. Падрыхтоўку неабходных дакументаў для прадастаўлення ва ўстановы сацыяльнага забеспячэння, вядзенне запісаў у працоўных кніжках, выдачу неабходных даведак супрацоўнікам для прадастаўлення ў паказаны месца патрабаванні.
4. Правядзенне сістэматычнага аналізу работы кадравай структуры прадпрыемства.
5. Арганізацыю табельнай ўліку, адпускных графікаў, дысцыплінарнага кантролю.
6. Ўмацаванне дысцыпліны, зніжэнне цякучасці кадраў на прадпрыемстве.
7. Правядзенне планамернай работы, накіраванай на стварэнне рэзерву прадпрыемства.
8. Ўлік супрацоўнікаў прадпрыемства.