Што такое справаводства і дакументаабарот?

Поспех у бізнэсе шмат у чым залежыць ад яго правільнай арганізацыі. І кіраўнікам, і шараговым працаўнікам варта ведаць, што такое справаводства. У чым яго асаблівасці, якія віды бываюць, і якія нарматыўныя дакументы варта ўлічваць пры арганізацыі дакументазвароту?

Што такое справаводства

Любая арганізацыя, незалежна ад формы ўласнасці і асаблівасцяў, стварае ў працэсе сваёй дзейнасці самыя розныя паперы. Гэта могуць быць і загады, і лісты, і пратаколы. Усе яны адносяцца да арганізацыйна-распарадчай дакументацыі.

Справаводства - гэта дзейнасць па стварэнні дакументаў арганізацыі, якую выконвае па пэўных правілах і патрабаванням. Часцей за ўсё на прадпрыемствах вылучаюць спецыяльных супрацоўнікаў, занятых толькі ў гэтай сферы. У невялікіх фірмах функцыя сакратара можа быць ускладзены практычна на любога работніка.

Калі разбірацца ў сутнасці тэрміналогіі (што такое справаводства), то стане ясна паходжанне слова. Гэта, перш за ўсё, фіксацыя на матэрыяльным носьбіце афіцыйнай інфармацыі. Падчас гэтага працэсу ствараецца арганізацыйна-распарадчы дакумент, які ў далейшым ініцыюе пэўныя дзеянні.

Сам тэрмін «справаводства» з'явіўся даволі даўно, але толькі ў сярэдзіне мінулага стагодзьдзя аформіўся афіцыйна, быўшы замацаваным у нарматыўных дакументах на дзяржаўным узроўні.

Справаводства і дакументаабарот - што гэта такое?

Арганізацыя не можа існаваць незалежна ад заканадаўства. У ёй заўсёды ёсць справаводства і дакументаабарот. Што гэта такое, якія асаблівасці пераходу папер, як правільна іх афармляць? Гэтыя пытанні вырашаюць спецыялісты: сакратары, Архіварыус, работнікі аддзела кадраў.

Справаводства мяркуе фіксацыю інфармацыі на матэрыяльным носьбіце, стварэнне папяровага альбо электроннага акту. На яго аснове будуецца дакументаабарот арганізацыі - рух загаду або лісты, пачынаючы ад яго стварэння і заканчваючы выкананнем і адпраўленнем у архіў ці знішчэннем.

У залежнасці ад месца стварэння дзелавых папер адносна работнікаў і кіраўніцтва арганізацыі дакументаабарот дзеляць на знешні і ўнутраны. Ад крыніцы будзе залежаць далейшы шлях загаду, распараджэння, лісты.

Ўнутраны дакументаабарот арганізацыі прадугледжвае наступныя этапы:

• стварэнне праекта дакумента;
• ўзгадненне;
• падпісанне праекта дакумента, прастаўленне даты і рэгістрацыйнага нумара; з моманту рэгістрацыі ён лічыцца афіцыйна выдадзеным і прынятым да выканання;
• давядзенне затрыманьня да выканаўцаў і кантроль;
• выкананне прадпісанняў;
• афармленне выкананага дакумента для наступнага захоўвання ў залежнасці ад тэрмінаў і неабходнасці;
• знішчэнне дзелавых папер з мінулым тэрмінам або афармленне іх на архіўнае захоўванне.

Этапы вонкавага дакументазвароту ў цэлым падобныя, але ёсць некаторыя адрозненні:

• Дакументы паступаюць на прадпрыемства з боку. Гэта могуць быць паперы вышэйстаячых і ніжэйстаячых арганізацый, філіялаў, нарматыўныя акты ад органаў афіцыйнай улады, судовыя загады, лісты грамадзян.
• Усе паступілі ў арганізацыю дзелавыя паперы ў абавязковым парадку праходзяць працэдуру рэгістрацыі. Яна пацвярджае тое, што яны ўзяты на кантроль.
• Наступным этапам ідзе праца з дакументам, азнаямленне або выкананне прадпісанняў.
• Калі неабходна, афармляецца афіцыйны адказ.
• Апошні этап - афармленне на працяглы або архіўнае захоўванне, і магчымае знішчэнне.

Акрамя таго, у адносінах да кіраўніцтва арганізацыі вылучаюць наступныя віды дакументазвароту:

• узыходзячы - ад падначаленых да правадыроў (тлумачальныя запіскі);
• сыходны - ад кіраўніцтва да супрацоўнікаў (загады);
• гарызантальны - паміж роўнымі па пасадзе (акты, пратаколы).

Усе этапы руху дакумента абавязкова фіксуюцца ў спецыяльных часопісах. Яны могуць весціся ў некалькіх варыянтах:

• часопісы ўліку руху дакументаў;
• карткі дакументаў;
• электронны дакументаабарот найбольш распаўсюджаны ў абсалютнай большасці арганізацый.

Асаблівасці судовага справаводства

Многія задаюцца пытаннем, што такое судовае справаводства, і ў чым яго адрозненне ад агульнага. Судовая справа - гэта крыху іншы пакет дакументаў і матэрыяльных сведчанняў. Правільнае яго захоўванне і перасоўванне забяспечвае празрыстасць працы праваахоўнай сістэмы. Судовае справаводства, у адрозненне ад арганізацыйнага, не можа быць добраахвотным. Яно вядзецца ўпаўнаважанымі асобамі і строга кантралюецца. Для яго нарматыўна і строга вызначаны ўсе этапы, аж да знішчэння.

функцыі сакратара

Большасць супрацоўнікаў прадпрыемства вельмі цьмяна ўяўляюць сабе, што такое справаводства і дакументаабарот. Для сакратара ж гэта - прафесійная дзейнасць.

Сакратарыят прадпрыемства выконвае асноўную функцыю па дакументацыйнага забеспячэння кіравання. Па форме і асаблівасцям працы арганізацыю делопроизводственной службы прадпрыемства дзеляць на такія віды:

• Цэнтралізаваная - усё сакратары знаходзяцца ў адным аддзеле і падпарадкоўваюцца начальніку-справавод або старэйшаму сакратару.
• Дэцэнтралізаваная - сакратары і супрацоўнікі, якія выконваюць іх абавязкі, раззасяроджаныя па падраздзяленнях арганізацыі і падпарадкоўваюцца розным начальнікам.
• Змяшаная - найбольш часта сустракаецца ў буйных арганізацыях.

Асаблівасці дакументазвароту на прадпрыемстве напрамую будзе залежаць ад таго, якая форма сакратарыята прынятая.

Інструкцыя па справаводстве

Незалежна ад памеру і формы ўласнасці, у любой арганізацыі павінен быць нарматыўны акт, які рэгламентуе рух дакументаў. Што такое інструкцыя па справаводстве, і як яе складаць? Гэтае пытанне хвалюе не толькі сакратароў, але і кіраўнікоў.

Інструкцыя па справаводстве - гэта ўнутраны нарматыўны акт арганізацыі, што зацвярджаецца загадам або распараджэннем кіраўніцтва, бестэрміновага дзеяння. У ім прапісаны ўсе этапы праходжання дакумента, дадзены спісы пасад, чые подпісы могуць сведчыць сапраўднасць афіцыйных папер, прыведзены ўзоры афармлення, бланкі і фармуляры.

вядзенне справаводства

У невялікіх арганізацыях з невысокім узроўнем дакументазвароту (менш за 200 у год) не паўстае пытанне, што такое вядзенне справаводства. Усё вырашаецца сіламі саміх супрацоўнікаў або нават кіраўніка.

Калі абавязку вядзення справаводства не з'яўляюцца для супрацоўніка прамымі і не прапісаны ў яго працоўным дагаворы, то варта выдаць указ пра ўскладанне гэтых функцый. У дадзеным дакуменце варта падрабязна распісаць дадатковыя абавязкі, адказнасць і кампенсацыю.

Асаблівасці кадравага справаводства

Калі ў арганізацыі працуе хоць адзін работнік, то абавязкова будуць стварацца працоўныя дакументы. Пытанне, што такое кадравае справаводства, асабліва актуальны для прадпрыемстваў з малым колькасцю супрацоўнікаў.

Кадравае справаводства - гэта забеспячэнне руху спецыфічных дакументаў, звязаных з працоўнай дзейнасцю работнікаў прадпрыемства. Звычайна гэтыя абавязкі выконваюць супрацоўнікі спецыяльнага падраздзялення - аддзела па персаналу. У іх функцыі ўваходзіць прыём, апрацоўка і захоўванне кадравай дакументацыі. У тым ліку апрацоўка асабістых дадзеных, якія з'яўляюцца сакрэтнымі.

Кадравы дакументаабарот звычайна вядзецца асобна ад агульнага з захаваннем правіл сакрэтнасці і асаблівасцяў захоўвання.

аптымізацыя справаводства

Нягледзячы на імклівае развіццё лічбавых тэхналогій, многія арганізацыі з цяжкасцю паддаюцца аптымізацыі дакументаабароту. Працягваюць па-старому весці папяровую перапіску і вядуць звычайныя рэгістрацыйныя часопісы.

Гэта звязана з двума фактарамі:

• супраціў новаўвядзенням супрацоўнікаў прадпрыемства;
• недахоп фінансаў.

Кіраўнікам варта памятаць, што аптымізацыя дакументазвароту пры немалых укладаннях дае прыкметны эканамічны эфект.