Офіс-менеджэр - хто гэта? Службовыя абавязкі офіс-мэнэджэра

«Планктон», «манагеры" - усе гэтыя бесстароннія вызначэння ставяцца да працы офісных работнікаў. Але ці так бескарысная падобная праца? Офіс-менеджэр - хто гэта? Які круг яго абавязкаў?

Офіс-менеджэр - хто гэта?

Прафесію офіс-мэнэджэра часта блытаюць з прафесіяй сакратара. Але адрозненне паміж гэтымі спецыяльнасцямі усё ж такі ёсць. Такім чынам, офіс-менеджэр - хто гэта?

Менеджэр дадзенага кірунку з'яўляецца офісным кіраванцам або адміністратарам. Ён рэгулюе офісную працу, з'яўляючыся важным інфарматыўным звяном паміж супрацоўнікамі і начальствам, кліентамі і супрацоўнікамі і г.д.

Чым больш актыўна дзейнасць той ці іншай арганізацыі, тым больш у яе праблем з штодзённымі дробнымі арганізатарскімі справамі і дакументацыяй. Іх выкананне і забяспечвае офіс-менеджэр.

Ён сочыць за тым, каб усе бягучыя дакументы, а таксама загады начальства былі аформленыя належным шляхам. Пры гэтым распараджэння кіруючага складу павінны быць своечасова данесены да супрацоўнікаў фірмы, усе скаргі ад наведвальнікаў павінны быць прыняты да ведама, а прапановы супрацоўнікаў даведзены да начальства.

Такім чынам, справаводства, а таксама камунікатыўныя сувязі ў кампаніі часткова кладуцца на плечы офісных мэнэджараў.

Месца працы і заработная плата

Офіс-менеджэр неабходны ў любой кампаніі, у якой ёсць офіс, кіраўнік і хаця б некалькі супрацоўнікаў. У дробных арганізацыях спіс абавязкаў падобнага спецыяліста значна менш, чым, напрыклад, у велізарнай карпарацыі. У вялікай кампаніі офіс-менеджэраў можа быць некалькі, а кожны з іх замацаваны за сваім аддзелам.

Выходзіць, што попыт на такіх спецыялістаў досыць высокі і, магчыма, будзе яшчэ расці. Але толькі вось перспектывы кар'ернага прасоўвання практычна няма. Асабліва калі, акрамя офіс-менеджемента, чалавек больш не валодае ніякай прафесіяй.

З прычыны таго што абавязкі не надта складаныя, канкурэнцыя за адно працоўнае месца, па красней меры ў Расеі, дастаткова высокая - 6 чалавек на вакансію. Пры гэтым зарплата па сталічных мерках невысокі - 27 тысяч рублёў.

У культурнай сталіцы - Піцеры - зарплата падобных работнікаў ніжэй прыкладна на 5-7 тысяч, а канкурэнцыя ў разы вышэй. Чым далей да перыферыі краіны, тым менш зарплата і больш прэтэндэнтаў на пасаду.

Неабходныя асабістыя якасці

Даручэння, якія атрымлівае офіс-менеджэр, як правіла, маюць патрэбу ў тэрміновым і аператыўным выкананні. Таму ад прэтэндэнта на пасаду патрабуецца, перш за ўсё, выканаўчасць, паваротлівасць і пунктуальнасць. Таксама важная добрая памяць і ўменне канцэнтравацца.

Чалавек, які займае гэтую пасаду, павінен быць добразычлівым і таварыскім, паколькі ў асобных сітуацыях перад кліентамі ён выступае ў якасці прадстаўніка кампаніі.

Офіс-менеджэр павінен валодаць пісьменнай і лагічна выбудаванай прамовай, а таксама валодаць дзелавой этыкай, паколькі яго часта прыцягваюць да арганізацыі дзелавых перамоваў і карпаратыўных сустрэч.

Карысныя веды, накшталт нумара тэлефона добрага электрыка ці службы дастаўкі абедаў, таксама не перашкодзяць. Бо ў многіх кампаніях парадак у офісе, а таксама сытасць супрацоўнікаў кантралююцца таксама мэнэджарам.

Неабходныя навыкі офіс-мэнэджэра

1. Першае патрабаванне да падобнага супрацоўніку - ўпэўненае валоданне ПК і Інтэрнэтам. Калі акрамя Word і Excel, прэтэндэнт будзе валодаць Photoshop або "Офіс пикчер-менеджэр» - гэта яшчэ адна нагода ўзяць на працу менавіта яго, а не каго-то іншага.
2. Высокая хуткасць друку. Уменне хутка набіраць тэксты - адно з галоўных для офіс-мэнэджэра.
3. Навыкі ў адміністрацыйным кіраванні, атрыманыя на папярэдніх працах, абавязковыя, калі чалавек уладкоўваецца ў буйную кампанію.
4. Навыкі вядзення справаводства. Вядзенне дакументацыі - адна з галоўных абавязкаў гэтага віду спецыялістаў, так што без базавых ведаў не абысціся.
5. Ўпэўненае карыстанне аргтэхнікай. Факсы, прынтэры, сканеры - усё гэта павінна быць у кампетэнцыі офіс-мэнэджэра.
6. Навыкі пісьменнага і дыпламатычнага зносін. Офіс-менеджэр павінен не проста пісьменна мець зносіны, ён павінен умець вырашаць канфліктныя сітуацыі, калі гэта спатрэбіцца.
7. Валоданне замежнай мовай. У буйных міжнародных кампаніях офіс-менеджэр павінен валодаць хоць бы базавым ангельскай.

Агульныя палажэнні службовай інструкцыі

Службовыя офіс-мэнэджэра інструкцыя сцвярджаецца генеральным дырэктарам кампаніі. У розных кампаніях яна можа адрознівацца па некаторых пунктах, але ў цэлым яе асноўныя палажэнні не мяняюцца. З рабочай інструкцыяй неабходна ознакомляться яшчэ да падпісання працоўнага дагавора, каб потым не наракаць на тое, што выконваць тыя ці іншыя абавязкі не ўваходзіла ў вашы планы.

У агульных палажэннях можа быць пазначана:

• хто адказны за прыём офіс-мэнэджэра на працу;
• хто мае права вызваліць яго ад пасады;
• каму падпарадкоўваецца работнік;
• хто падпарадкоўваецца офіс-мэнэджэра;
• хто выконвае абавязкі офіснага мэнэджэра ў яго адсутнасць і г.д.

Як правіла, офіс-менеджэры падпарадкоўваюцца генеральнаму дырэктару. У падначаленні ў адміністратараў офіса знаходзяцца кур'еры, вадзіцелі, прыбіральніцы і г.д.

Таксама ў агульных палажэннях можа ўдакладняцца, работніка з якім узроўнем кваліфікацыі можна прымаць на які апісвае пасаду.

прамыя абавязкі

Наступным пунктам у інструкцыі прапісваюцца абавязкі офіс-мэнэджэра.

Для рэзюмэ на суіскальніцтва вакансіі часта прэтэндэнты выпісваюць у асобную графу, якія абавязкі яны выконвалі на папярэдняй працы ў офісе. Так працадаўца атрымлівае больш інфармацыі аб навыках прэтэндэнта.

Якія пункты могуць уваходзіць у непасрэдныя абавязкі офіс-мэнэджэра?

1. Курыраванне тэлефонных званкоў. Супрацоўнік павінен адказваць на паступаюць званкі, у меру сваіх магчымасцяў адказваць на пытанні апанентаў, а таксама інфармаваць начальства аб інфармацыі, якую прасілі перадаць.
2. Курыраванне дакументацыі. Захоўванне і ўлік дакументаў, кантроль карэспандэнцыі, афармленне загадаў і г.д. - гэта прамыя абавязкі офіс-мэнэджэра.
3. Размнажэнне дакументаў. Па асабліваму даручэнні шэфа супрацоўнік выконвае капіравальна-размнажальнай працы.
4. Афармленне лістоў, запытаў - г.зн. вядзенне перапіскі з партнёрамі, кліентамі або пастаўшчыкамі па просьбе непасрэднага начальніка.

У абавязкі офіс-мэнэджэра можа ўваходзіць яшчэ як мінімум шэсць відаў работ. Але ў кожнай кампаніі нагрузка на спецыялістаў гэтай катэгорыі вызначаецца індывідуальна.

Правы офіс-мэнэджэра

Любая інструкцыя офіс-мэнэджэра ўключае ў сябе не толькі абавязкі, але і права.

1. На прадастаўленне поўнай інфармацыі. Для выканання тых ці іншых заданняў офіс-менеджэр мае права патрабаваць прадастаўлення таго аб'ёму інфармацыі, уключаючы канфідэнцыйную, які яму неабходны.
2. Агучваць рацыяналізатарскія прапановы. Калі для арганізацыі офіснай працы неабходныя новаўвядзенні ці дадатковыя распараджэння гендырэктара, то менеджэр мае права прапаноўваць іх ўвесці.
3. Патрабаваць належных умоў працы. Калі службовыя абавязкі немагчыма выконваць з-за адсутнасці неабходных умоў, офіс-менеджэр можа запатрабаваць іх стварыць.
4. Дзейнічаць у рамках кампетэнцыі. Вывучыўшы службовую інструкцыю, работнік мае права прымаць самастойна рашэнні і даваць распараджэнні, але толькі ў рамках сваёй кампетэнцыі.

Гэта прыблізны звод правоў, якімі валодае офісны менеджэр. Яны могуць дапаўняцца або скарачацца ў залежнасці ад спецыфікі ўстановы.

адказнасць

Офіс-менеджэр - прафесія, якая таксама прадугледжвае нейкую адказнасць. Яе аб'ём і пакаранне за парушэнне правілаў вызначае кожны працадаўца ў індывідуальным парадку. Самыя распаўсюджаныя пункты, паводле якіх нясецца адказнасць, ў службовых інструкцыях выглядаюць прыкладна так.

1. За нядбалае стаўленне да сваіх абавязкаў. Несвоечасовае выкананне распараджэнняў і любая іншая халатнасць - віна супрацоўніка, за якую неабходна адказваць.
2. За разгалашэнне канфідэнцыйнай інфармацыі. У працоўных дагаворах і службовых інструкцыях неабходна ўважліва чытаць пункты аб прыватнасці інфармацыі. За яе разгалашэнне часцей за ўсё можна пазбавіцца працы.
3. За парушэнне сферы кампетэнтнасці. Дзеянні, якія выходзяць за сферу кампетэнтнасці работніка, недапушчальныя.
4. За парушэнне працоўнага распарадку і г.д. Парушэнне працоўнага распарадку, правіл пажарнай бяспекі або тэхнікі бяспекі - гэта таксама сфера адказнасці супрацоўніка.

Плюсы і мінусы прафесіі

Дадзеная прафесія мае, як і многія іншыя, шэраг вартасцяў і недахопаў. Такім чынам, якія плюсы работы адчувае на сабе офіс-менеджэр?

Водгукі работнікаў, якія працуюць на гэтым фронце, датычацца, перш за ўсё, высокага попыту на дадзеную прафесію: атрымаўшы пэўны вопыт работы ў гэтай сферы, знайсці сабе больш высокааплатную месца не складае працы. Тыя навыкі адміністрацыйна-гаспадарчай дзейнасці, якія набываюцца ў працэсе работы, актуальныя ў паўсядзённым жыцці. Да таго ж праца офіс-мэнэджэрам дазваляе развіць свае камунікатыўныя навыкі.

Сярод мінусаў - падвышаная псіхалагічная нагрузка, якую адчуваюць супрацоўнікі, бо на працягу аднаго працоўнага дня даводзіцца вырашаць масу разнапланавых пытанняў. Да таго ж кіраўнікі, акрамя прамых абавязкаў, часта нагружаюць офіс-менеджэраў асабістымі просьбамі і дадатковымі даручэннямі.

Дзе навучацца прафесіі?

Офіс-менеджэр, хто гэта - ясна з вышэйсказанага. Аднак дзе можна навучыцца гэтай прафесіі?

Спецыяльнага факультэта, які рыхтаваў бы офіс-менеджэраў, няма ні ў адной ВНУ. Але нярэдка кіраўнік хоча, каб гэтую пасаду займаў чалавек з вышэйшай адукацыяй. Якога роду будзе гэта адукацыя, не заўсёды важна - галоўнае, каб прэтэндэнт быў выпускніком ВНУ. У правінцыйных гарадах на гэтую пасаду могуць узяць нават пасля 9 класаў адукацыі. Кожная кампанія вырашае ў індывідуальным парадку, які офіс-менеджэр ёй патрабуецца.

Больш за ўсё працадаўцы будуць цікавіць іншыя характарыстыкі кандыдата:

• працаваў Ці ён раней у гэтай сферы;
• наколькі добра валодае кампутарам;
• ці ведае справаводства;
• валодае Ці мовамі і г.д.

Нельга скідаць з рахункаў і камунікатыўныя навыкі чалавека. Калі па гэтых паказчыках ўсё ў парадку - шанцы атрымаць працу ўзрастаюць.