Што такое картатэка: вызначэнне і віды

У кожнай арганізацыі вядзецца кантроль і ўлік дакументацыі. Яна павінна быць змешчана ў пэўны аддзел. Картатэка неабходная ў банку, бібліятэцы і многіх іншых установах. Ёю карыстаюцца для высвятлення якіх-небудзь дадзеных або па запыту кліентаў. Што такое картатэка? Гэта аддзел ўстановы, у якім размешчана важная інфармацыя.

Дакументы картатэкі знаходзяцца ў адмысловым памяшканні. Яны ёсць у бальніцах, бібліятэках, банках, і іншых установах. Сістэматычнасць размяшчэнне дакументаў дазваляе ўтрымліваць іх у поўным парадку і пад кантролем.

паняцце

Картатэкай называецца ўлік дакументаў, размешчаных па алфавіце. Таксама можа быць размеркаванне па тэрмінах, тэмах. Дзякуючы таму, што ўсё знаходзіцца ў адным аддзеле прадпрыемства, знайсці любую інфармацыю не складзе працы.

Што такое картатэка ў бібліятэцы? Гэта каталогі, якія дазваляюць хутка знайсці якія цікавяць кнігі, бо ўсе чытачы прыходзяць па атрыманне канкрэтнай інфармацыі. Без іх было бы складана зарыентавацца ў любой бібліятэцы.

функцыі

Сістэма каталогаў, у тым ліку бібліятэчная картка, выконвае наступныя функцыі:

• камплектаванне, улік, захаванасць дакументацыі, забеспячэнне інфармацыйнай, метадычнай і даследчай работы;
• ўлікова-рэгістрацыйную;
• інфармацыйна-пошукавую;
• адукацыйную.

У залежнасці ад тыпу ўстановы картатэка выконвае і іншыя функцыі. Яна ёсць у справаводстве на кожнай установе.

банкаўская галіна

Што такое картатэка у банку? Гэты тэрмін мяркуе ўлік плацежных дакументаў, якія не выканаў банк. Іх ўстанова трымае пад кантролем. Картатэка можа быць розных відаў, у залежнасці ад прычын неаплачаных абавязацельстваў.

Гэта могуць быць распараджэння, ня выкананыя з-за недахопу сродкаў. Тады супрацоўнік выконвае рэгістрацыю дакумента ў электронным і папяровым выглядзе. Такі плацёж будзе на внебалансовому рахунку. Ўладальніку рахункі паведамляюць, што дакумент пастаўлены ў чаргу. Пасля паступлення сродкі залічваюцца на патрэбны рахунак. У картатэцы захоўваюцца дакументы, для якіх трэба згоду на выкананне аплатнай аперацыі, а таксама тыя, якія чакаюць сваёй чаргі.

Наяўнасць картатэкі сведчыць аб тым, што кампанія мае нестабільнае фінансавае становішча. Калі яе няма ва ўладальніка рахунку, то банкам прапануецца крэдытная лінія або доп. фінансаванне.

Чарговасцю называецца парадак выканання аплатных даручэнняў. Яна сцвярджаецца заканадаўствам. Дакументы не праводзяцца раней чарзе. Калі кошт мае неабходную суму, то ўсё праходзіць па даце. Пры адсутнасці неабходных сродкаў усталёўваецца наступная чаргу:

• выкананне даручэнняў па кампенсацыі шкоды;
• выплата заробкаў, бальнічных, адпачынкаў;
• падатковыя плацяжы;
• адпраўка грошай у фонды;
• іншыя патрабаванні.

гульнявая сфера

Што такое картатэка ў гульнявой галіны? Гэта навучальныя матэрыялы з цікавымі і якія развіваюць заняткамі для дзяцей. Картатэка гульняў уключае неабходную інфармацыю па выкананні мерапрыемстваў, а таксама спіс патрэбнага інвентара. Там пазначаны ўзрост дзяцей і неабходнасць дапамогі дарослага.

Картатэка гульняў ёсць у дзіцячых садках і іншых адукацыйных установах. Дзякуючы яе наяўнасці атрымаецца хутка знайсці патрэбную інфармацыю па правядзенні вясёлага мерапрыемствы для дзяцей. Усе гульні размяшчаюцца па алфавіце.

бібліятэка

Картатэка літаратуры займае важнае месца ў адукацыйным установе. Звесткі пра яе чытачы атрымліваюць дзякуючы:

• нагляднай інфармацыі;
• мерапрыемствам, гутаркам, экскурсіям;
• днях бібліяграфіі;
• выданню дапаможнікаў;
• выкарыстанні форм і метадаў бібліятэчнай дзейнасці.

Кіруецца сістэма каталогаў і картак у бібліятэцы з дапамогай планамернасці, каардынацыі, кантролю. Праца супрацоўнікаў у гэтай галіне заключаецца ў складанні планаў, распрацоўцы дакументацыі, кантролі за выкананымі мерапрыемствамі. Кожная бібліятэчная картка падлягае вядзенню і рэдагаванню, за што адказваюць работнікі па службовай інструкцыі.

тыпы каталогаў

Картатэка ўключае мноства каталогаў, якія могуць адрознівацца прызначэннем, ахопам фонду, метадам групоўкі, тэхналогіяй стварэння і выкарыстання.

Калі разглядаць прызначэнне, то каталогі бываюць чытацкімі і службовымі. У іх знаходзіцца, напрыклад, цікавая для чытачоў інфармацыя. Па ахопу фондаў каталогі могуць ўключаць карысныя звесткі аб установах, а таксама аб канкрэтных падраздзяленнях бібліятэкі.

Па метадзе групоўкі карткі бываюць:

• алфавітныя;
• сістэматычныя.

Першая прадстаўлена ў выглядзе каталога, дзе дадзеныя прапісаны ў алфавітным парадку. Каб хутка знайсці патрэбную кнігу, неабходна адшукаць прозвішча аўтара або назва твора. Карыстацца такім каталогам вельмі зручна.

Сістэматычным называецца каталог, у якім звесткі знаходзяцца па галінах ведаў. Для гэтага выкарыстоўваюцца прынцыпы бібліятэчна-бібліяграфічнай класіфікацыі, у якой прапісаны правілы групавання інфармацыі. Калі ўлічваць тып стварэння і выкарыстання, картатэкі бываюць традыцыйнымі і электроннымі.

Правілы захоўвання дакументаў

Архіў вядзе спецыяльны супрацоўнік, які працуе на аснове службовай інструкцыі. Работнік забяспечвае прыём, улік і захоўванне дакументацыі. Ён выконвае інфармацыйна-даведкавую дзейнасць, а таксама арганізацыйна-метадычную.

На кожным прадпрыемстве архіў размешчаны ў асобным памяшканні. Толькі ў выглядзе выключэння прымяняюцца стэлажы, шафы, сейфы, якія выконваюць функцыю захаванасці дакументацыі. Вызначаны тэрмін іх захоўвання - 3 гады, але ён можа быць і паменшаны.

Пасля заканчэння гэтага перыяду вызначаецца, ці будзе выкарыстоўвацца дакумент, або ён змяшчаецца ў архіў назаўжды. Таксама ёсць варыянт знішчэння. Што менавіта трэба выканаць, вырашаецца на аснове экспертнай камісіі.

Асаблівасці картатэкі ў шпіталях

Карткі для картатэкі ўключаюць неабходную інфармацыю аб пацыентах. Там можна знайсці звесткі аб стане здароўя, гісторыі хваробы, прызначаных прэпаратах. Дакумент дазваляе перадаваць дадзеныя ад аднаго лекара іншаму.

Карткі захоўваюць на спецыяльных стэлажах, дзе ўсё размяшчаецца ў алфавітным парадку. Мэбля для дакументацыі можа быць замоўлена пад пэўныя памеры. Стэлажы маюць глыбіню 18-25 см, а шырыню - 1000 мм. Шматлікія кампаніі займаюцца вырабам мэблі пад заказ на аснове пераваг заказчыка.

Для архіўнага аддзела ёсць мабільная рэйкавая мэблю. Яна дапаможа кампактна змясціць неабходныя матэрыялы на невялікіх плошчах. У зале рэгістратуры могуць быць стацыянарныя стэлажы або камбінаваная мэблю. Правільна размешчаная дакументацыя дазволіць хутка знайсці патрэбную картку.