Афіцыйны дакумент - гэта што такое? Паняцце і віды

Дакументы існуюць досыць даўно. Яны з'явіліся разам з пісьменнасцю. Ключавымі функцыямі дакументаў з'яўляюцца фіксацыя і наступная перадача інфармацыі, запіс звестак і іх захаванне. Пры рэалізацыі гэтых задач выкарыстоўваюцца розныя, у тым ліку і афіцыйныя дакументы. Галіне грамадскага жыцця, у якіх яны выкарыстоўваюцца, самыя разнастайныя.

класіфікацыя

Як вышэй было паказана, у разнастайных сферах жыцця выкарыстоўваюцца розныя, у тым ліку афіцыйныя дакументы. еще существуют носители информации? Якія яшчэ існуюць носьбіты інфармацыі? Паперы могуць быць асабістымі. Такія дакументы ствараюцца па-за службовай дзейнасці або выканання грамадскіх абавязкаў. Яны ўключаюць у сябе перапіску, дзённікі, успаміны.

афіцыйны дакумент

– страна с особым государственным устройством. РФ - краіна з асаблівым дзяржаўным прыладай. На яе тэрыторыі дзейнічае заканадаўства, функцыянуюць галіны ўлады, дзяржорганы. . У якасці асновы дзейнасці апошніх выступаюць афіцыйныя нарматыўныя дакументы. Гэтыя акты усталёўваюць парадак функцыянавання інстытутаў, межы іх кампетэнцыі, абавязкі, правы, адказнасць службовых асоб. Іх стварэнне - карпатлівая і працаёмкая праца. являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Афіцыйнымі дакументамі з'яўляюцца законы, стандарты, правілы, загады, распараджэнні і інш. Большасць з іх мае кіраўнічую накіраванасць.

тыпы папер

У залежнасці ад спосабу фіксавання звестак вылучаюць:

1. Тэкставы дакумент. Гэта такі акт, у якім прысутнічае інфармацыя маўленчага характару. Яна фіксуецца любы гуказапісвальнай сістэмай або любым выглядам лісты.
2. Электронны афіцыйны дакумент. акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. Гэта акт, створаны і чытаны з выкарыстаннем кампутара.
3. Машынапісны афіцыйны дакумент. акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. Гэта акт, стварэнне якога ажыццяўляецца з выкарыстаннем тэхнічных сродкаў.
4. Рукапісны афіцыйны дакумент. бумага, в которой знаки наносятся от руки. Гэта папера, у якой знакі наносяцца ад рукі.

Названыя катэгорыі актаў выкарыстоўваюцца ў дзейнасці прадпрыемстваў, органаў улады. Службы справаводства ажыццяўляюць апрацоўку і захоўванне дакументаў.

кіраўніцкія паперы

У залежнасці ад стаўлення да адміністрацыйнага апарату прадпрыемства або органа ўлады адрозніваюць дакументы:

1. Атрыманыя.
2. Ўнутраныя.
3. Выходныя.

Акты адрозніваюцца таксама па ўзроўні абмежаванні доступу. Па дадзеным прыкмеце вылучаюць дакументы:

1. Сакрэтныя. Яны адзначаюцца адмысловым грыфам. Для працы з такімі дакументамі неабходна спецыяльны дазвол.
2. Простыя.
3. Службовага выкарыстання. Гэтыя акты таксама адзначаюцца адпаведным грыфам. Яны выкарыстоўваюцца супрацоўнікамі органа ўлады або прадпрыемства.

ступень сапраўднасці

Па дадзеным прыкмеце дакументы падзяляюць на:

1. Арыгіналы.
2. Дублікаты.
3. Копіі.

Арыгінал акта - першы альбо адзіны асобнік, які мае юрыдычную сілу. Арыгінал засведчваецца ўласнаручным подпісам службовай асобы, грыфам сцвярджэння, адбіткам друку і мае рэгістрацыйны індэкс. У арыгінале ў абавязковым парадку прысутнічаюць звесткі, якімі пацвярджаецца сабою маю ноч. Напрыклад, гэта можа быць інфармацыя аб месцы, часе стварэння. Дублікат - паўторны экзэмпляр арыгінала. Гэты дакумент таксама валодае юрыдычнай сілай. Ён афармляецца ў выпадку страты арыгінала. Копія ўяўляе сабой акт, у якім цалкам прайграваецца інфармацыя арыгінала, знешнія яго прыкметы. Пры гэтым яна не валодае юрыдычнай сілай. Копія можа мець спецыяльныя рэквізіты, якія сведчаць яе адпаведнасць арыгінала. У гэтым выпадку яна набывае юрыдычную сілу.

Захоўванне i спосаб перадачы

Для кожнага афіцыйнага дакумента усталёўваецца свой тэрмін знаходжання ў архіве. Акты могуць быць пастаяннага, часовага (да 10 гадоў) або доўгачасовага (больш за 10 гадоў) захоўвання. Тэрмін вызначаецца Федэральным архівам і замацоўваецца ў пераліку дакументаў. У залежнасці ад метаду перадачы адрозніваюць:

1. Лісты.
2. Тэлефонаграмы.
3. Тэлеграмы.
4. Факсограммы.
5. Тэлекс.
6. Электронныя паведамленні.

змест

Кожны афіцыйны дакумент выкарыстоўваецца ў пэўных мэтах. Кіраўніцкія акты ў залежнасці ад утрымання могуць быць:

1. Арганізацыйна-распарадчымі. Да іх адносяць, у прыватнасці, статуты, палажэнні, загады, рашэнні, інструкцыі, рэгламент, штатны расклад і так далей.
2. Даведачна-інфармацыйнымі. У гэтую катэгорыю ўключаны тэлеграмы, лісты, тлумачальныя, службовыя, дакладныя запіскі, акты, даведкі і інш.
3. Паперы па асабістаму складу. Да іх адносяць асабістыя справы, загады, працоўныя кніжкі, заявы, дамовы, рэзюмэ, анкеты, характарыстыкі і гэтак далей.

структура

Вылучаюць два кампаненты, якія складаюць афіцыйны дакумент. Гэта інфармацыйны і прававой элемент. У пачатку 70-х гг. у архівазнаўства было ўведзена новае паняцце. Ім стаў тэрмін "дакументная інфармацыя". Пад ёй варта разумець грамадскія звесткі альбо перапрацаваныя на ўзроўні чалавечага мыслення формы і віды розных дадзеных і зафіксаваныя на матэрыяльным носьбіце для апрацоўкі і захоўвання. Аналізуючы існуючыя вызначэння дакумента, вылучаецца некалькі падыходаў да яго тлумачэнню. Ён з'яўляецца:

1. Матэрыяльным аб'ектам.
2. Носьбітам інфармацыі.
3. Дакументаваных звесткамі.

прызначэнне

Якія выкарыстоўваюцца на практыцы вызначэння дакумента падкрэсліваюць яго інфармацыйную сутнасць. Акт, адлюстраваўшы звесткі, забяспечвае такім чынам іх захаванне і назапашванне. Разам з гэтым дакумент прадугледжвае магчымасць далейшай перадачы інфармацыі іншым асобам, шматразовае яе выкарыстанне. Выступаючы ў якасці носьбіта дадзеных, ён з'яўляецца неад'емным элементам унутранай арганізацыі любой фірмы, арганізацыі, прадпрыемствы. Інфармацыя выкарыстоўваецца пры прыняцці адміністрацыйных рашэнняў, ужываецца як доказ іх выканання і крыніца абагульнення звестак. Акрамя гэтага, дакумент выступае ў якасці матэрыялу для даведачна-пошукавай дзейнасці. У рамках кіравання ён з'яўляецца прадметам працы і яго вынікам, паколькі рашэнне запісваецца і замацоўваецца ў акце.

рэквізіты

Яны ўяўляюць сабой абавязковыя элементы, прысутныя на кожным дакуменце. Да іх, у прыватнасці, адносяць:

1. Найменне.
2. Тэкст.
3. Дату.
4. Рэзалюцыю.
5. Грыф зацвярджэння / ўзгаднення.
6. Адрасат і інш.

У розных актах прысутнічае розная колькасць рэквізітаў. Іх колькасць вызначаецца мэтай стварэння дакумента, патрабаваннямі, якія прад'яўляюцца да зместу, прызначэннем і іншымі фактарамі. У многіх дакументах колькасць рэквізітаў строга абмежавана. Калі ў акце адсутнічае ці няправільна паказаны якой-небудзь з абавязковых элементаў, то ён можа быць прызнаны несапраўдным.