Іерархічная структура работ: паняцце і прызначэнне. кіраванне праектамі

Кожны праект мае мэты і этапы ўкаранення. Ўкараненне праекта мае на ўвазе наяўнасць мэтаў, вызначаных відаў дзейнасці, навыкаў і ўменняў. На кожным этапе патрабуецца кіраванне працэсам. Гэта складанае, крэатыўнае мастацтва каардынацыі ўсімі рэсурсамі, задзейнічанымі ў рэалізацыі праекта: людскімі і матэрыяльнымі.

асноўныя паняцці

Кіраванне праектам - працэс з бязмежным патэнцыялам. Нягледзячы на гэта, усе тыпы дзеянняў магчыма прадказаць. На працягу ўсяго жыццёвага цыкла праекта прымяняюцца сучасныя метады і тэхналогіі кіравання. Мэта: дасягнуць пэўных вынікаў, закладзеных па складзе, аб'ёме, кошту, якасці і часавых выдаткаў у праекце. У канчатковым выніку, усе ўдзельнікі гэтага працэсу павінны быць задаволеныя вынікам.

Самы першы і галоўны інструмент - гэта вызначэнне зместу праекта. Тут важна такое паняцце, як іерархічная структура работ (ИСР). Стварыць правільны сапраўдны дакумент у тэорыі проста, але практычна, як правіла, гэта аказваецца складаным працэсам, які патрабуе сваёй спецыфікі і нюансаў.

ИСР - цалкам вызначае змест праекта і арыентаваная на яго вынікі. Для вызначэння мэтаў і складу этапаў выдатна падыходзіць методыка: структура декомпозиции работ (СДР), або на англійскай WBS. Яшчэ гэтую методыку называюць СРР, што азначае структура разбіцця работ. Але часцей за ўсё выкарыстоўваюць абрэвіятуру ИСР.

У выніку творчай дзейнасці ўсёй каманды нараджаецца афіцыйны дакумент, які растлумачвае ўтрыманне праекта і яго складовыя часткі. Працы, не ўключаныя ў ИСР, не адносяцца да праектных. Сам дакумент можа ўтрымліваць некалькі узроўняў, кожны элемент якога унікальны, мае код і, па правілах, павінен быць апісаны ў слоўніку СДР.

Методыка, па якой ствараецца іерархічная структура работ для дасягнення поспеху

Значэнне ИСР з ростам маштабаў задачы таксама ўзрастае. Гэта адзін з ключавых фактараў поспеху. ІРС служыць для:

• дэталізацыі задач праекта;
• планавання рызык, рэсурсаў, раскладу, кошту і якасці;
• дакладнага размеркавання з выразнымі рамкамі і вызначэннем адказнасці ўдзельнікаў;
• арганізацыі паміж удзельнікамі праекта ўзаемадзеяння;
• арганізацыі кантролю па выкананні работ і ўнясенню змяненняў;
• арганізацыі справаздачнасці;
• стварэння структуры праекта, якая называецца арганізацыйнай.

Усе элементы, якія мае іерархічная структура работ, выкананы ў зручнай графічнай форме. Такая падача мае перавагі перад спісачная. За кошт калектыўнага працы пры стварэнні ІРС, узровень камунікацый павышаецца, дасягаецца найлепшая нагляднасць, маніторынг і кантроль. Пададзеная ў графічнай форме інфармацыя дазваляе візуальна ахапіць усю схему.

Пакеты і слоўнікі

Важны элемент, які мае іерархічная структура работ - гэта пакеты, якія ўключаюць спісы аперацый, неабходных для дасягнення выніку пастаўленай задачы. Дзякуючы гэтаму, работы выконваюцца без патрэбы ў дапаўненнях. Ён дае магчымасць убачыць рэалістычную ацэнку і вымерна вынік. Такі пакет цалкам прыдатны для перадачы падрадчыку.

Адчувальную дапамогу для рэалізацыі работ гуляе спецыяльны слоўнік. Ён дае магчымасць тлумачыць ўсе элементы і тэрміны, якія мае іерархічная структура работ праекта, а мэнэджару - вызначыць межы адказнасці для кожнага члена каманды. Гэта неабходна, каб пазбегнуць дублявання аперацый.

У слоўніку паказваюцца: нумары элементаў; іх назвы; час, адведзенае для рэалізацыі пэўнай аперацыі; парадак дзеянняў элементаў; чаканы вынік і адказныя на кожным участку праекта.

элементы

Распрацоўваецца іерархічная структура работ праекта цэлай камандай, выкарыстоўваючы метад інтэграцыі. Усе моманты праекта разбіваюцца паслядоўна: мэты, вынікі, крытэрыі, дасягненні, прадукты, функцыянальныя зоны, аб'ёмы, тэхнічныя патрабаванні. Ўмовы, неабходныя для стварэння структуры работ, наступныя:

• кожны элемент павінен мець свой сфармуляваны вымерна вынік;
• кожны вынік элемента, які стаяў вышэй - з'яўляецца спараджэннем элементаў декомпозиции;
• пакеты і частка аперацый павінна быць унікальнай.

Каб арганізацыя работ прайшла паспяхова, структуру складаюць поўнай, але не залішняй.

Элементы верхніх узроўняў абавязкова сумяшчаюць з усёй арганізацыйнай структурай. Элементы ніжняга ўзроўню не павінны мець залішніх памераў, але цалкам дастатковымі для рэалізацыі пастаўленай задачы і ажыццяўлення кантролю.

Каб разбіць вынікі праекта на элементы, існуюць два асноўных падыходу: функцыянальны і прадуктовы. На адным узроўні сумяшчаць гэтыя крытэры нельга. Аднак на розных - гэта нават вельмі мэтазгодна. Яшчэ важна не змешваць кіраўніцкія і змястоўныя працы. Прадуктовы падыход патрэбен для таго, каб заказчык мог бачыць, калі і якія прадукты яму будзе здаваць менеджэр. Функцыянальны - для ўзаемадзеяння мэнэджара з выканаўцамі і прызначэння адказных за асобныя ўчасткі працы.

падыходы

Калі арганізацыя работ па праекту будзе адбывацца ў некалькі этапаў, можна выкарыстоўваць падыход, выходны з кубічнай структуры праекта.

На верхнім узроўні разбіваюцца вынікі, зыходзячы з этапаў жыццёвага цыклу. Пасля, выконваецца структураванне па праектных прадуктам. На завяршальным этапе, пакеты работ камплектуюць па функцыянальнаму крытэру або згодна відах дзейнасці.

Для кіраўніцтва праекта, пабудова іерархічнай структуры работ і ўся ключавая інфармацыя, неабходная для гэтага, закладзена ў статуце. Апісанне змястоўных работ робяць у першую чаргу. Пасля гэтага можна фармаваць апісанне кіраўніцкага блока. Яго звычайна вылучаюць ва ўмоўны модуль, як «Сістэма кіравання праектам». Акрамя таго, на першым узроўні іерархіі фармуюць модулі па праектнай дакументацыі і аб'екту, здадзены ў эксплуатацыю.

Часта да рэалізацыі праекта падыходзяць непрафесійна, ігнаруючы ІРС. Такі падыход у лепшым выпадку прывядзе да мноства памылак, на выпраўленне якіх пойдзе вялікая колькасць матэрыяльных і фізічных выдаткаў.

Декомпозиция

Каб вынік быў атрыманы ў тым выглядзе, які быў задуманы першапачаткова, пры гэтым было затрачана мінімум рэсурсаў неабходна падыходзіць да рэалізацыі праекта прафесійна. Вось для чаго прызначана іерархічная структура работ - эфектыўны інструмент менеджэраў.

Декомпозиция вырабляецца пакуль:

• не будзе магчымасці рэалістычна ацаніць тэрміны, рызыкі і вартасць;
• элемент не зможа больш быць пабітым лагічна.

Калі элемент можна выканаць цалкам хутка (да 10 рабочых дзён), то декомпозиция лічыцца выкананай.

этапы ІРС

1. Ставяцца задачы і плануюцца мэты.
2. Этап декомпозиции мэтаў.
3. Вызначаюцца аперацыі.
4. Плануецца змест.
5. Вызначаюцца рэсурсы.
6. Этап прызначэння рэсурсаў.
7. Ацэньваецца кошт.
8. Ацэньваецца бюджэт.
9. Ацэньваюцца тэрміны і аб'ёмы.
10. Складаецца расклад.
11. Распрацоўваецца план па выкананні праекта.
12. Вызначаюцца ўзаемасувязі.
13. Вызначаюцца крытэрыі поспеху.

Каштоўнай дапамогай пры планаванні можа стаць эканамічнае мадэляванне. Правільна распрацаваная функцыянальная мадэль дазволіць скараціць час дэталізацыі аперацый і дэталёва прадумаць прыярытэтныя аперацыі.

Для складання аптымальнага раскладу работ па праекце распрацавана дастатковую колькасць метадаў, сярод якіх: метад эўрыстычнага падыходу і крытычнага шляху. Раскладу выгадна прадставіць у выглядзе дыяграмы кантрольных кропак (падзеі нулявы даўжыні, адпаведнага моманту дасягнення выніку і наступу важных этапаў ў праекце). Такая Дыяграма адлюстроўвае рэальныя і плануемыя тэрміны.