Як правільна афармляць авансавы справаздачу? Ўзор і правілы

Авансавы справаздачу - гэта першасны дакумент у бухгалтарскім справаводстве. Галоўным яго прызначэннем з'яўляецца пацвярджэнне выдаткаванай падсправаздачным асобай сумы.

Двухбаковая ўніфікаваная форма № АТ-1 - адзіны бланк для кожнага юрыдычнай асобы любой формы ўласнасці. Выключэннем з'яўляюцца толькі бюджэтнікі, якія карыстаюцца з 2002 года спецыяльным бланкам «0504049».

Абавязак па афармленні авансавага справаздачы кладзецца на кожнага работніка, які атрымаў грашовыя сродкі для камандзіроўкі або набыцця якога-небудзь матэрыялу або тавару (напрыклад, канцылярскія тавары ці прадукты харчавання).

Авансавы справаздачу камандзіраванага супрацоўніка

Як правільна афармляць авансавы справаздачу, калі супрацоўнік накіроўваўся арганізацыяй для выканання якога-небудзь задання ў іншы горад?

Камандзіроўкай называюць паездку работніка з мэтай выканання сваіх службовых абавязкаў па-за месцам размяшчэння кампаніі. Яна ніколі не абыходзіцца без выдаткаў, якія падлягаюць кампенсацыі супрацоўніку ў адпаведнасці з дзеючым заканадаўствам.

Да камандзіровачным марнаванняў можна адносіць:

• Праезд туды і назад, але толькі ў тым выпадку, калі работнік размяшчае квіткамі.
• Арэнду жылплошчы (чэкі або квітанцыі абавязковыя да прад'яўлення).
• Дадатковыя траты, якія ўваходзяць у склад сутачных.
• Тэлефонныя перамовы, паштовыя адпраўлення, абмен валюты, транзітны і камісійны збор, багажны білет і любое іншае мерапрыемства, без выканання якога не будзе дасягнута асноўная мэта паездкі.

Усе вышэйназваныя выдаткі павінны пацвярджацца дакументальна. Калі казаць пра сутачных, то іх памер звычайна агаворваецца ў загадзе або ў палажэнні аб камандзіроўцы, якія выдаюцца на кожным прадпрыемстве. Сума можа адрознівацца ў залежнасці ад таго, куды паехаў супрацоўнік: усярэдзіне рэгіёна, у іншы суб'ект Расійскай Федэрацыі або за мяжу.

Заканадаўства не ўсталёўвае гранічны памер сутачных, але калі іх велічыня ўнутры краіны перавышае 700 руб., А за яе межамі - 2500 руб., То яны павінны абкладацца НДФЛ. Праблемы з тым, як правільна афармляць авансавы справаздачу пасля вяртання з камандзіроўкі, не павінны ўзнікаць. Тэрмін здачы дакумента - не больш за трох дзён з моманту прыбыцця. Калі падсправаздачная сума была выдаткавана не цалкам, то розніцу неабходна вярнуць у касу з дапамогай прыходных касавых ордэраў, а калі, наадварот, адбыўся перарасход, то работніку кампенсуецца усё пры дапамозе расходнага касавага ордэра.

Якія наступствы цягне няправільна аформлены авансавы справаздачу?

Правільна аформіць авансавы справаздачу па камандзіроўцы работнік павінен на працягу трох дзён, у адваротным выпадку кантралюючы орган можа разгледзець гэтую суму як даход, на які павінен быць налічаны НДФЛ і страхавыя ўнёскі.

Дарэчы, прыняцце новай рэдакцыі закона № 290-ФЗ ад 03 ліпеня 2016 года, уводзіць некаторыя карэкціроўкі, напрыклад, сур'ёзны штраф за прадастаўленне неналежнага чэка. Таксама плануецца пачаць выкарыстоўваць для аплаты камандзіровачных расходаў спецыяльныя банкаўскія карты, адпаведныя міжнароднаму стандарту Visa і MasterCard.

агульныя правілы

Як правільна афармляць авансавы справаздачу? Трэба проста выконваць кожны з наступных пунктаў:

1. Справаздача павінен быць складзены не пазней трох рабочых дзён з таго моманту, як:

• скончыўся тэрмін, названы работнікаў у заяве аб выдачы грашовых сродкаў;
• супрацоўнік выйшаў на працу, калі заканчэнне перыяду, на які выдаваліся грошы, прыйшлося на адпачынак або хвароба;
• работнік вярнуўся з камандзіроўкі.

2. Для афармлення справаздачы вынікае выкарыстоўваць уніфікаваную форму № АТ-1 або форму, прынятую прадпрыемствам.

3. Работнік, сумесна з бухгалтарам, якому вядома, як правільна афармляць авансавыя справаздачы (прыклад адназначна маецца ў выкарыстоўванай праграме), павінны запоўніць дакумент.

4. За зацвярджэнне справаздачнай паперы адказвае кіраўнік.

5. Любы авансавы дакумент павінны суправаджаць чэкі, рахункі, квіткі і іншыя паперы, якія пацвярджаюць, што чалавек сапраўды выдаткаваў падсправаздачныя сродкі.

парадак запаўнення

Як правільна афармляць авансавы справаздачу?

Першая ці асабовая частка павінна быць запоўненая бухгалтарам. Нельга абысціся без пазначэння рэквізітаў дакумента (нумары і даты), звестак аб прадпрыемстве і падсправаздачных асобах, аб суме выдадзенага авансу, зводнай інфармацыі: выдаткаваныя сродкі і бухгалтарскія рахункі, на падставе якіх можна меркаваць аб руху і спісанні. Акрамя таго, тут варта паказаць перарасход або возвернутый нявыкарыстаны аванс.

Другая частка ўяўляе сабой адрыўны распіску аб тым, што авансавы справаздачу прыняты на праверку. Пасля запаўнення бухгалтар павінен адрэзаць яе і выдаць падсправаздачны супрацоўніку.

Трэцюю частку (адваротны бок формы АТ-1) неабходна запаўняць калектыўна. Задача подоотчетного работніка - адлюстраваць рэквізіты і прыкласці кожны правільна аформлены таварны чэк для авансавага справаздачы. Бухгалтару застанецца запоўніць суму і бухгалтарскі рахунак, на якім адаб'юцца выдаткаваныя грошы.

На дакуменце павінны стаяць подпісы работніка, бухгалтара і галоўнага бухгалтара. Толькі пасля гэтага яго можа зацвердзіць кіраўнік.

абгрунтаваны перарасход

Як правільна аформіць перарасход па авансавыя справаздачы? Для пачатку трэба пераканацца ў яго абгрунтаванасці:

• марнаванні сродкаў вышэй выдзеленых запатрабавала выкананне задання па даручэнні начальства;
• супрацоўнік размяшчае пацвярджаюць паперамі.

Калі хаця б адно ўмова не выканана, то грашовая сума не падлягае кампенсацыi.

Парадак кампенсацыі перарасходу па касе

У выпадку перарасходу сродкаў перад бухгалтарам паўстае пытанне: авансавы справаздачу - як правільна аформіць. Ўзор расходнага касавага ордэра формы № КО-2 лёгка можна знайсці на бязмежных прасторах інтэрнэту. Рэквізіты дадзенага дакумента неабходна ўказаць ў справаздачы - радок «Перавыдатак выдадзены па касавага ордэра».

Тэрмін кампенсацыі перерасходованных супрацоўнікам сродкаў не ўстаноўлены заканадаўствам. Такім чынам, калі бухгалтар не ўказаў адразу звесткі аб расходнай ордэры ў авансовым справаздачы, гэта не пацягне ніякіх штрафных санкцый.

Умовы кампенсацыі перарасходу на зарплатную карту

У цяперашні час практычна ўсе арганізацыі пералічваюць супрацоўнікам заработную плату на банкаўскую карту. А ці можна перерасходованную па авансавыя справаздачы суму вярнуць супрацоўніку такім жа спосабам?

Заканадаўства не размяшчае адназначным адказам. Сам дакумент прадугледжвае толькі адну форму кампенсацыі перерасходованной падсправаздачнай сумы - наяўныя грошы.

Такім жа меркаваннем ў 2006 годзе падзяліўся Цэнтральны банк Расеі ў сваім лісце № 36-3 / 2408. Пры гэтым яго ж ліст, але ад 24 снежня 2008 г. № 14-27 / 513 змяшчае інфармацыю аб тым, пытанне: ці можна выкарыстоўваць банкаўскую карту для разліку па падсправаздачнай суме не з'яўляецца кампетэнцыяй Цэнтральнага Банка. То сетку прадпрыемства павінна самастойна разбірацца са сваімі праблемамі ў дадзеным выпадку. А каб у кантралюючага ведамства не ўзнікалі лішнія пытанні, рэкамендуецца карыстацца касай.

Як кампенсаваць асабістыя грошы супрацоўніка?

Работнік арганізацыі можа сам адправіцца за набыццём неабходных тавараў (работ, паслуг) за свае ўласныя сродкі. У дадзеным выпадку няма неабходнасці запаўняць авансавы справаздачу. Як правільна аформіць вышэйапісаныя дзеянні?

Цалкам дастаткова будзе заявы і пацвярджаюць куплю дакументаў (касавых чэкаў, накладных, бланкаў строгай справаздачнасці, праязных дакументаў і т. Д.).

Афармленне авансавага справаздачы ў 1С

Кожны бухгалтар павінен быць знаёмы з такім дакументам, як авансавы справаздачу. Як правільна аформіць у 1С? Месцам размяшчэння дакумента ў праграме з'яўляецца раздзел «Банк і каса».

У створаным акне варта спачатку ўказаць інфармацыю аб арганізацыі і падсправаздачных асобах. Кнопка «Дадаць» зробіць даступнай табліцу, у якой неабходна адлюстраваць усю інфармацыю аб выдадзеных сродках.

Аванс бывае трох відаў:

• Грашовыя дакументы. Пры гэтым улічваюцца авія- і чыгуначныя квіткі, пуцёўкі, паштовыя маркі і іншае.
• Наяўныя сродкі. Асноўнай мэтай дакумента з'яўляецца спісанне наяўнай грашовай сумы.
• Разліковы рахунак. Дакумент неабходны для таго, каб ўлічыць спісанне безнаяўнай грашовай сумы з разліковага рахунку кампаніі.

Каб сфармаваць звесткі аб выдачы наяўных, неабходна пачаць з стварэння новага расходнага касавага ордэра. Пасля запаўнення дакумент варта раздрукаваць і перадаць падсправаздачны асобе, каб апошні запоўніў радок аб атрыманні грашовых сродкаў і распісаўся. Толькі пасля гэтага можна захаваць і правесці дакумент.

У таблічнай часткі расходнага касавага ордэра варта паказаць інфармацыю пра тавары і матэрыялах, набытых падсправаздачным асобай. Калі купля тавару суправаджалася выдачай рахунак-фактуры, то неабходна паставіць сцяг СФ, выбраць Пастаўшчыка і запоўніць яго рэквізіты.

Раздзел «Зваротная тара» патрабуе запаўнення інфармацыі аб тары, якую Пастаўшчык чакае таму.

Раздзел «Аплата» фіксуе сумы, выплачаныя пастаўшчыку за раней набыты тавар. Выдадзены аванс адлюстроўваецца праводкай Д 60.02 Да 71.01.

Закладка «Іншае» прызначана для ўліку іншых выдаткаў падсправаздачнага асобы (камандзіроўка, праезд, паліўныя расходу і т. Д.).